Trợ lý Giám đốc chuyển đổi

Mô tả công việc

1. Giao tiếp Điều hành và Quản lý Thông tin

• Quản lý và sắp xếp thông tin do Giám đốc Chuyển đổi tiếp nhận, bao gồm email, tài liệu, yêu cầu và các trao đổi khác liên quan đến chuyển đổi.
• Rà soát và tổng hợp các thông tin tiếp nhận để xác định rõ các thông điệp chính, nội dung cần quyết định, hành động và thời hạn thực hiện.
• Chuẩn bị các bản tóm tắt ngắn gọn bằng tiếng Anh và tiếng Việt đối với thư từ, cuộc họp và tài liệu khi cần thiết.

2. Hỗ trợ Song ngữ và Biên phiên dịch

• Biên dịch các tài liệu chuyển đổi, email, bài trình bày và tài liệu điều hành giữa tiếng Anh và tiếng Việt theo yêu cầu.
• Hỗ trợ phiên dịch trong các cuộc họp và phiên làm việc khi cần thiết.
• Bảo đảm bản dịch truyền đạt chính xác ý nghĩa và bối cảnh kinh doanh dự kiến, không chỉ dừng ở việc dịch theo nghĩa đen.

3. Điều phối Cuộc họp và Quản trị

• Điều phối các cuộc họp, hội thảo, phiên quản trị và các phiên làm việc khác có sự tham gia của Giám đốc Chuyển đổi.
• Chuẩn bị chương trình họp, tài liệu hỗ trợ và các hồ sơ cần thiết trước cuộc họp.
• Ghi nhận các quyết định, hành động, người phụ trách và thời hạn phát sinh từ các cuộc họp.

4. Hỗ trợ Tài liệu Điều hành và Hội thảo

• Điều phối việc chuẩn bị, tổng hợp và định dạng các tờ trình, tài liệu trình bày và tài liệu hội thảo phục vụ cấp điều hành.
• Hỗ trợ thu thập ý kiến và thông tin đầu vào từ các Chuyên gia cao cấp Chuyển đổi, TMO, các đơn vị kinh doanh và các chức năng hỗ trợ.
• Kiểm tra tính đầy đủ, nhất quán, định dạng và ngôn ngữ của tài liệu điều hành trước khi phát hành.

5. Bảo mật và Kỷ luật Hỗ trợ Điều hành

• Xử lý thông tin bảo mật liên quan đến chuyển đổi, tổ chức, chiến lược và Ban Lãnh đạo với mức độ thận trọng phù hợp.
• Duy trì hồ sơ có tổ chức và được kiểm soát đối với thư từ điều hành, tài liệu họp, quyết định và tài liệu làm việc.

Yêu cầu

1. Trình độ học vấn và chứng chỉ

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Ngôn ngữ, Truyền thông, Ngân hàng, Tài chính hoặc lĩnh vực liên quan.
• Có đào tạo chuyên môn về hành chính điều hành, biên phiên dịch hoặc giao tiếp kinh doanh là một lợi thế.

2. Kiến thức và kinh nghiệm

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong vai trò Trợ lý Giám đốc Chuyển đổi, hỗ trợ Ban Lãnh đạo, điều phối cấp điều hành hoặc vị trí tương đương.
• Có kinh nghiệm hỗ trợ lãnh đạo cấp cao trong tổ chức có quy mô và mức độ phức tạp cao.
• Có kinh nghiệm quản lý thông tin bảo mật và nhạy cảm.
• Có kinh nghiệm hỗ trợ các cuộc họp cấp cao, tờ trình/tài liệu điều hành, hội thảo và theo dõi hành động.

3. Kỹ năng chuyên môn / nghiệp vụ

• Có kỹ năng soạn thảo văn bản kinh doanh và tổng hợp thông tin tốt bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt.
• Có khả năng biên dịch thông tin kinh doanh phức tạp một cách rõ ràng và chính xác.
• Có khả năng phiên dịch tại cuộc họp khi cần thiết.
• Có năng lực tốt về điều phối cuộc họp, theo dõi hành động và theo dõi quyết định

4. Công cụ và phong cách làm việc

• Sử dụng tốt Microsoft Outlook, Word, PowerPoint và Excel.
• Thành thạo trong việc sử dụng Teams, SharePoint hoặc các nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu tương đương.
• Có khả năng tổ chức công việc tốt, quản lý đồng thời nhiều ưu tiên và thời hạn ngắn.
• Đáng tin cậy, phản hồi kịp thời và có kỷ luật trong việc theo dõi công việc đến khi hoàn thành.

5. Ngôn ngữ

• Thành thạo tiếng Việt và tiếng Anh ở mức độ chuyên nghiệp, cả viết và nói.
• Có khả năng biên dịch tài liệu kinh doanh chuyên nghiệp giữa tiếng Việt và tiếng Anh.
• Có khả năng hỗ trợ các cuộc họp cấp cao bằng hai ngôn ngữ

• Đào tạo, chế độ phép năm, lễ, tết, bảo hiểm chăm sóc sức khỏe, nghỉ mát, đồng phục,…
• Cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp tại Vietbank
• Lương tháng 13, thưởng lễ tết theo tình hình thực tế của Ngân hàng
• Thưởng hiệu quả kinh doanh, các khoản thưởng theo kết quả hoạt động của đơn bị và kết quả công việc của cá nhân.