Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin (về hàng hoá, về vận tải, bảo hiểm v.v..) dùng để chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường…
Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoaị thương là những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán giao hàng, việc chuyên chở hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan.
Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau. Nhưng nói chung, chúng đều được trình bày trên những mẫu in sẵn. Những chi tiết chung cho nội dung của tất cả các chứng từ là: tên của tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại và điện tín của nó, tên chứng từ, ngày tháng và nơi lập chứng từ, số hợp đồng và ngày tháng ký kết hợp đồng, tên tàu chở hàng và số vận đơn, tên hàng và mô tả hàng hoá, số lượng, (số kiện trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh), loại bao bì và ký mã hiệu hàng hoá.
Căn cứ vào chức năng của chúng, các chứng từ được chia thành các loại: Chứng từ hàng hoá, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan.
Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên luôn tiếp xúc với các phương tiện tín dụng như Hối Phiếu, séc v.v…
Chứng từ hàng hoá
Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Những chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất.
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá ; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng.
Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: hoá đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà còn cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế.
Theo chức năng của nó, hoá đơn có thể được phân loại thành:
- Hoá đơn tạm tính (Provisional invoice) là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như: Giá hàng mới là giá tạm tính; việc nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở cảng đến; hàng hoá được giao làm nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên giao hàng xong mới thanh toán dứt khoát v.v…
* Hoá đơn chính thức (Final Invoice) là hoá đơn để dùng thanh toán cuối cùng tiền hàng.
* Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice) các tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
* Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là loại chứng từ có hình thức như hoá đơn, nhưng không dùng để thanh toán bởi vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền.
Tuy nhiên điểm giống nhau trong chức năng của nó với hoá đơn thông thường là: Nó nói rõ giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Vì vậy nó có tác dụng đại diện cho số hàng hoá gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc để làm thủ tục xin nhập khẩu.
* Hoá đơn trung lập (Neutral invoice) trong đó không ghi rõ tên người bán.
- Hoá đơn xác nhận (Certified invoice) là hoá đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Nhiều khi hoá đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hoá đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.
Trong buôn bán quốc tế, người ta còn sử dụng hai loại hoá đơn, nhưng không tính chúng về chứng từ hàng hoá mà lại coi chúng là chứng từ hải quan. Ðó là:
* Hoá đơn hải quan (Customs Invoice) là hoá đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan. Hoá đơn này ít quan trọng trong lưu thông.
* Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice) là hoá đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (xem mục chứng từ hải quan).
- Bảng kê chi tiết (Specification)
Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau.
- Phiếu đóng gói (Packing list)
Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container).v.v… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.
Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list).
- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certiicate of quality)
Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.
Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do hai bên thoả thuận.
- Giấy chứng nhận số lượng (Contificate of quantity).
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai v.v… Giấy này có thể do công ty giám dịnh cấp.
- Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity).
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng.
Chứng từ vận tải.
-
Chứng từ vận tải là chứng từ do người chuyên chở cấp xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở.
Các chứng từ vận tải thông dụng nhất là:
* Vận đơn đường biển ; Biên lai thuyền phó ; biên lai của cảng; giấy gửi hàng đường biển, v.v...
* Vận đơn đường sắt, khi hàng được chuyên chở bằng đường sắt;
* Vận đơn đường không, khi hàng được chuyên chở bằng máy bay.
Ðó là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để chở.
Vận đơn đường biển có ba chức năng cơ bản:
- Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng để chở;
- Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển;
Là chứng chỉ về quyền sở hữu hàng hoá;
-
Biên lai thuyền phó (Mate's receipt).
Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hoá trên tàu về việc đã nhận hàng chuyên chở. Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hoá mà các nhân viên kiểm kiện của tàu (Ships tallymen) đã tiến hành trong khi hàng hoá được bốc lên tàu.
Biên lai thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hoá vì thế người ta thường phải đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện của hợp đồng mua bán cho phép.
3. Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill)
Giấy gửi hàng đường biển là chứng từ thay thế cho vận đơn đường biển. Tuy nhiên giấy gửi hàng đường biển thường được ký phát đích danh cho nên không có tác dụng chuyển nhượng (negotiable). Nó chỉ được dùng trong trường hợp hai bên mua bán quen thuộc nhau và thường thanh toán bằng cách ghi sổ.
-
Phiếu gửi hàng (Shipping note)
Phiếu gửi hàng là do chủ hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu đây là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn.
-
Bản lược khai hàng (Manifest)
Bản lược khai hàng là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu (canifest), cung cấp thông tin về tiền cước (freight manifest). Bản lược khai thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và để cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng.
-
Sơ dồ xếp hàng (Stowage plan - Cargo plan).
Sơ đồ xếp hàng là bản vẽ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu. Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết được thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lô hàng của mình được đặt cạnh lô hàng nào.
-
Bản kê sự kiện (Satement of facts).
Ðó là bản kê những hiện tượng thiên nhiên và xã hội liên quan đến việc sử dụng thời gian bốc/dỡ hàng (ví dụ như mưa, nghỉ lễ không thể tiếp tục bốc/ dỡ hàng). Bản kê này là cơ sở để tính toán thưởng phạt bốc/ dỡ hàng).
-
Bản tính thưởng phạt bốc dỡ (Time - sheet)
Ðó là bản tổng hợp thời gian tiết kiệm được hoặc phải kéo dài quá thời hạn bốc/dỡ hàng quy định. Trên cơ sở đó, người ta tính toán được số tiền thưởng hoặc tiền phạt về việc bốc/dỡ hàng.
-
Biên bản kết toán nhận hàng ( Report on Receipt of Cargies - ROROC)
Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ.
-
Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR).
Là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng về tình trạng hư hỏng, đổ vỡ, tổn thất của hàng hoá khi được dỡ từ tàu xuống cảng.
-
Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded cargo - CSC).
Là chứng từ do công ty Ðại lý tài biển (Vietnam Ocean shipping Agency - VOSA) cấp sau khi kiểm tra về hàng hoá được dỡ từ tàu biển xuống cảng.
-
Vận đơn đường sắt (Waybill, bill of freight, railroad bill of lading).
Là chứng từ vận tải cơ bản trong việc chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt. Vận đơn đường sắt có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt và là biên lai của cơ quan đường sắt xác nhận đã nhận hàng để chở.
Trong vận đơn đường sắt thường có những chi tiết cơ bản như: Tên người gửi hàng; tên, địa chỉ người nhận hàng; tên ga đi; tên ga đến và tên của ga biên giới thông qua; tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng cả bì của hàng hoá tiền cước chuyên chở.
Cơ quan đường sắt thường ký kết phát một bản chính của vận đơn đường sắt và một số bản phụ (duplicate). Bản chính được gửi kèm theo hàng và sẽ được trao cho người nhận hàng. Bản phụ được trao cho người gửi hàng để người này dùng trong việc của mình như: thanh toán tiền hàng thông báo giao hàng.
