Thư ký hành chính - VP Quản lý chuyển đổi

Mô tả công việc

1. Quản lý Tài sản & Cơ sở vật chất

• Quản lý thiết bị làm việc: Làm đầu mối tiếp nhận, cấp phát và lập sổ theo dõi toàn bộ tài sản được giao cho phòng ban (Laptop, máy tính bàn, màn hình rời, điện thoại bàn, máy in, máy hủy tài liệu nội bộ).
• Quản lý không gian làm việc: Giám sát, bảo trì cơ sở vật chất trong khu vực làm việc của phòng ban (bàn ghế, tủ tài liệu, hệ thống đèn, điều hòa). Đầu mối liên hệ với Khối Hậu cần ngân hàng để sửa chữa khi có sự cố.
• Cung ứng văn phòng phẩm: Tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, mực in định kỳ hàng tháng cho nhân sự trong bộ phận; kiểm soát chi phí trong định mức cho phép.
• Kiểm kê tài sản: Định kỳ phối hợp với phòng ban liên quan tổng kiểm kê tài sản của phòng ban. Thực hiện thủ tục điều chuyển, thu hồi tài sản khi có nhân sự luân chuyển hoặc lập hồ sơ thanh lý thiết bị cũ hỏng.

2. Nhân sự & Đời sống nội bộ

• Hỗ trợ Onboarding/Offboarding: Chuẩn bị chỗ ngồi, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ tên và các quyền truy cập hệ thống cho nhân sự mới gia nhập phòng ban. Thực hiện thu hồi tài sản, bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc.
• Quản lý chấm công, phép năm: Theo dõi, tổng hợp và đối soát dữ liệu chấm công, đi muộn/về sớm, tăng ca (OT), ngày nghỉ phép/nghỉ ốm của nhân viên trong bộ phận để gửi về Khối Nhân sự tổng hàng tháng.
• Lưu trữ hồ sơ nội bộ: Quản lý danh sách nhân sự, sơ đồ tổ chức của phòng ban. Lưu trữ các quyết định bổ nhiệm, điều động, khen thưởng hoặc kỷ luật liên quan đến nhân sự của bộ phận.
• Gắn kết nội bộ (Engagement): Đầu mối tổ chức các hoạt động nội bộ của riêng phòng ban: sinh nhật tháng, liên hoan, team building, thăm hỏi nhân viên ốm đau, hiếu hỉ.

3. Hành chính Văn phòng & Hỗ trợ Ban lãnh đạo TMO

• Quản lý công văn, tờ trình: Tiếp nhận, phân loại và trình ký các văn bản, tờ trình, công văn đi/đến của phòng ban. Theo dõi tiến độ phê duyệt các văn bản này từ các cấp lãnh đạo.
• Quản lý và quyết toán chi phí: Tiếp nhận hóa đơn, lập hồ sơ tạm ứng và thanh quyết toán các khoản chi phí phát sinh của phòng ban (chi phí tiếp khách, công tác phí, chi phí hội họp...).
• Hậu cần cuộc họp & Sự kiện TMO: Lên lịch, chuẩn bị phòng họp, tài liệu và ghi biên bản các cuộc họp nội bộ của phòng ban hoặc cuộc họp của Trưởng bộ phận với các đối tác.

Yêu cầu

• Trình độ học vấn và chứng chỉ
• Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính văn phòng hoặc các ngành Kinh tế/Ngân hàng liên quan.
• Có đào tạo chuyên môn về hành chính điều hành, biên phiên dịch hoặc giao tiếp kinh doanh là một lợi thế.
• Kiến thức và kinh nghiệm
• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chánh, nhân sự; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng hoặc tại các tổ chức quy mô lớn.
• Kiến thức nền tảng: Hiểu biết cơ bản về hoạt động ngân hàng, mô hình tổ chức và quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Nắm được nguyên tắc hành chính, lễ tân, tổ chức công việc và phối hợp nội bộ
• Công cụ và phong cách làm việc
• Sử dụng tốt các công cụ văn phòng như Microsoft Outlook, Word, PowerPoint và Excel…
• Thành thạo trong việc sử dụng Teams, SharePoint hoặc các nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu tương đương.
• Có khả năng tổ chức công việc tốt, quản lý đồng thời nhiều ưu tiên và thời hạn ngắn.
• Đáng tin cậy, phản hồi kịp thời và có kỷ luật trong việc theo dõi công việc đến khi hoàn thành

• Đào tạo, chế độ phép năm, lễ, tết, bảo hiểm chăm sóc sức khỏe, nghỉ mát, đồng phục,…
• Cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp tại Vietbank
• Lương tháng 13, thưởng lễ tết theo tình hình thực tế của Ngân hàng
• Thưởng hiệu quả kinh doanh, các khoản thưởng theo kết quả hoạt động của đơn bị và kết quả công việc của cá nhân.