Chuyên viên cao cấp Quản lý Mặt bằng và Không gian làm việc Hội sở

TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Xây dựng và hoàn thiện cơ chế quản trị mặt bằng, không gian làm việc Hội sở (20%)

• Xây dựng hoặc tham gia xây dựng các quy định, quy trình, tiêu chuẩn và nguyên tắc quản trị mặt bằng, không gian làm việc và danh mục văn phòng Hội sở.
• Rà soát, cập nhật và đề xuất cải tiến cơ chế quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu vận hành và định hướng phát triển của Ngân hàng.
• Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng mặt bằng, tối ưu chi phí vận hành và khai thác nguồn lực.

2. Quản lý mặt bằng, không gian làm việc và danh mục văn phòng Hội sở (35%)

• Quản lý, cập nhật dữ liệu mặt bằng, chỗ ngồi và các thông tin liên quan đến danh mục văn phòng Hội sở.
• Tổ chức bố trí, sắp xếp và theo dõi tình hình sử dụng không gian làm việc tại các Văn phòng Hội sở.
• Đánh giá hiệu quả khai thác mặt bằng; đề xuất các phương án điều chỉnh, nâng cấp, cải tạo, sửa chữa, mở rộng, thu hẹp, thuê mới, gia hạn hoặc chấm dứt mặt bằng phù hợp với nhu cầu hoạt động.

3. Quản lý ngân sách, chi phí và hiệu quả sử dụng nguồn lực mặt bằng Hội sở (40%)

• Xây dựng, theo dõi và quản lý ngân sách, chi phí vận hành liên quan đến mặt bằng, văn phòng và tòa nhà Hội sở.
• Quản lý hợp đồng, nghĩa vụ tài chính và thực hiện các thủ tục thanh toán liên quan theo quy định.
• Phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực và đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành.

4.Thực hiện các công việc khác theo phân công (5%)

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Tài chính, Kế toán, Quản trị văn phòng, Quản lý bất động sản, Quản lý cơ sở vật chất hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, quản lý mặt bằng/tòa nhà, quản lý cơ sở vật chất, quản lý ngân sách, chi phí vận hành, hợp đồng và quản trị dữ liệu; có kinh nghiệm tối ưu hóa không gian làm việc hoặc quản lý danh mục văn phòng là một lợi thế.
• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel; có khả năng đọc hiểu và phân tích bản vẽ mặt bằng, sơ đồ bố trí không gian làm việc (layout); sử dụng AutoCAD, Visio, Power BI hoặc các công cụ quản lý mặt bằng, dữ liệu là một lợi thế.
• Có kỹ năng phân tích dữ liệu, lập kế hoạch, quản lý ngân sách, chi phí và xây dựng báo cáo quản trị; kỹ năng quản lý công việc và triển khai giải pháp hiệu quả.
• Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp, giải quyết vấn đề và xây dựng quan hệ hiệu quả với các đơn vị nội bộ và đối tác bên ngoài.
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc, bao gồm giao tiếp, trao đổi qua email và đọc hiểu tài liệu, hợp đồng, báo cáo chuyên môn.