[HOT SHARE] Kỹ năng viết e-mail chuyên nghiệp (Phần 1)

cocghe266 đã viết:
KỸ NĂNG VIẾT E-MAIL

CHUYÊN NGHIỆP

Tạo ấn tượng và hình ảnh chuyên nghiệp bằng e-mail

Như đã hẹn, mình sẽ chia sẻ với các bạn loạt bài viết về “Kỹ năng viết e-mail chuyên nghiệp” để tạo ấn tượng và hình ảnh chuyên nghiệp bằng e-mail. Loạt bài viết mình chia sẻ sau đây đầy đủ và chi tiết nhất mà bạn có thể sẽ không tìm thấy khi tham khảo trên Internet, vì thế hãy theo dõi trọn vẹn các phần các bạn nhé!

Cùng với sự phát triển của Internet, thư điện tử (e-mail) trở thành công cụ giao tiếp phổ biến. Bạn thường sử dụng e-mail để liên lạc với đối tác, trao đổi công việc với đồng nghiệp, hỏi thăm bạn bè, người thân, gửi e-mail xin việc và e-mail cảm ơn nhà tuyển dụng…

Vì e-mail là công cụ giao tiếp nên e-mail thể hiện tính cách, tác phong của bạn, do đó cần có cách ứng xử phù hợp. Một e-mail chuyên nghiệp (cả về format, ngôn ngữ, nội dung, thông điệp…) sẽ giúp bạn tạo ấn tượng đẹp trong mắt đối tác, đồng nghiệp và nhà tuyển dụng… Loạt bài này giúp bạn:
  • Xây dựng kỹ năng giao tiếp và tạo ấn tượng bằng e-mail
  • Hiểu rõ phẩm chất cần có của một người dùng e-mail chuyên nghiệp
  • Rèn luyện kỹ năng viết e-mail ngắn gọn, hiệu quả, chuyên nghiệp, có phương pháp.
  • Rèn luyện ý thức ứng xử văn minh khi viết e-mail
  • …
Nội dung của loạt bài viết này bao gồm:
  • Ba yếu tố của một e-mail chuyên nghiệp
  • Quy trình viết e-mail chuyên nghiệp
  • Ứng xử văn minh với e-mail
  • Nguyên tắc ngôn ngữ cơ bản khi viết e-mail
  • Các cấu trúc thông dụng, chính xác và hiệu quả trong e-mail
  • Xây dựng mẫu cấu trúc cho các loại e-mail quan trọng được sử dụng thường xuyên (e-mail cảm ơn, e-mail sau khi gặp đối tác lần đầu, e-mail xin việc (cover letter), e-mail yêu cầu thông tin, e-mail trả lời, e-mail chúc mừng, e-mail động viên chia sẻ), trong đó đặc biệt tập trung vào e-mail cảm ơn (giúp bạn có một công cụ mạnh trong cuộc sống và công việc).
Tuy nhiên, bài viết này chỉ thực sự hiệu quả khi bạn thực hành những kiến thức này trong ít nhất một tuần (bạn hãy tập viết e-mail cảm ơn đến tất cả những người đã giúp đỡ bạn bất kỳ một việc gì đó. Hay như khi bạn tham gia Diễn đàn, bạn có thể thực hành bằng cách PM vào Inbox cho một người nào đó đã giúp đỡ bạn…)

Hãy để e-mail trở thành một công cụ có sức mạnh, giúp bạn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ bây giờ!

Sau đây là nội dung của loạt bài viết:

Phần 1: 3 yếu tố của một e-mail chuyên nghiệp – 2 yếu tố đầu tiên​

Để viết e-mail hiệu quả và chuyên nghiệp cần 3 yếu tố:
  • Set up (cài đặt/thiết lập)
  • Etiquette (Cách ứng xử khi viết e-mail)
  • Message/Content (Thông điệp/nội dung)
1. Set up
  • Địa chỉ e-mail: tạo một e-mail chân phương, tránh những địa chỉ e-mail như changtraidacam@g.c, gaubong@g.c,... Cần có một địa chỉ e-mail phù hợp thể hiện sự chín chắn.
  • Tên: không nên thể hiện sự cẩu thả khi đặt tên e-mail như viết tắt, viết thường. Khi người khác nhận e-mail sẽ thấy tên của bạn, do đó bạn nên để tên: Nguyễn Văn A, Văn A Nguyễn.
  • Chữ ký:
- Những bạn đã làm việc ở một công ty đến một chức vụ nào đó thì chức danh đặt làm chữ ký + tên.
- Những bạn chưa đi làm thì chữ ký gồm tên (+ e-mail, SĐT, địa chỉ…)

Một lưu ý: Khi viết e-mail bằng tiếng Anh, rất nhiều người trong chữ ký gắn liền luôn là “Best regards”, sau đấy là tên + chức danh. Đấy là một việc không nên làm, bởi vì “Best regards” là lời chào trân trọng khi kết thúc một e-mail, do đó ta nên tự tay đánh máy “Best regards” với mỗi e-mail của mình.

Thêm vào đó không phải e-mail nào cũng phù hợp với “Best regards”.

Thí dụ: Một ngày bạn làm việc với một đối tác thường xuyên, bạn nhận được 5 e-mail từ họ, e-mail nào cũng “Best regards”, việc này thể hiện sự cẩu thả của người ta, nhất là “Best regards” phải thể hiện sự trân trọng.

Một số câu hỏi:
  • Đã bao giờ bạn quên đính kèm file khi gửi e-mail?
  • Làm thế nào để nhớ file đính kèm trong mọi trường hợp?
  • Đã bao giờ bạn đang type nhưng lỡ nhấn "Send" (Gửi)?
Chắc hẳn ít nhiều trong số chúng ta đã từng ít nhất một lần gặp phải một trong hai lỗi trên (hoặc cả 2)

Do đó, cần thiết phải ghi nhớ: Các bước viết e-mail

Các bước viết e-mail giúp chúng ta tránh được một số lỗi sau:
  • Quên đính kèm file
  • Đang đánh đánh máy lỡ ấn “Send/Gửi” --> Đối tác nhận được e-mail chưa hoàn thành của mình.
Gợi ý các bước viết e-mail:
  • Bước 1: Attach file
  • Bước 2: Viết nội dung: Sau khi viết nội dung sẽ có khái niệm/suy nghĩ tốt hơn trong việc đặt subject như thế nào.
  • Bước 3: Nếu thông điệp/nội dung đơn giản thì có thể đặt subject luôn. Những e-mail đang phải băn khoăn không biết subject A tốt hơn hay subject B tốt hơn chẳng hạn, thì khi viết xong nội dung/body thì đặt subject.
  • Bước 4: Nhập địa chỉ người nhận.
Trong 4 bước trên:
  • Bước 1 & 4: cố định
  • Bước 2 & 3: có thể đổi chỗ: 2 trước, 3 sau hoặc 2 sau, 3 trước.
Lưu ý: Luôn luôn điền địa chỉ cuối cùng để tránh trường hợp lỡ tay ấn send.

--> Xong Set up.

2. Etiquette - Ứng xử khi viết e-mail

- E-mail là công cụ giao tiếp, do đó cần có cách ứng xử phù hợp.

Một số quy tắc (Rules):
  • Quy tắc 48h: trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi bạn nhận được e-mail của một ai đó.
  • Không gửi last minute e-mail:
Ví dụ: bạn có một việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 16h. Bạn gửi e-mail lúc 14h nhưng việc đấy cần 3-4h mới làm xong. Người đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu. Nếu như thực sự cần gấp, bạn nên gọi điện trực tiếp cho đồng nghiệp hỏi xem việc đó có thực hiện hay không, chứ đồng nghiệp của bạn nhận được e-mail lúc 14h và phải làm xong việc lúc 16h thì giống như người đó nhận lệnh của bạn và là lệnh làm một việc không thể làm được.
  • Không bao giờ gửi spam
Không gửi hình ảnh thú cưng, hình ảnh vui cho đồng nghiệp, đối tác, nhất là khi bạn gửi cùng lúc cho nhiều người.
  • Khi forward một e-mail nào đó, bạn cần phải có sự đồng ý của người chủ e-mail đó. Ví dụ, ai đó gửi cho bạn một tài liệu, bạn muốn forward tài liệu đó cho người khác, bạn cần có sự đồng ý của người đã gửi cho bạn. Bởi vì khi người ta chia sẻ với bạn, người ta quan niệm rằng chỉ có giữa 2 người với nhau thôi.
  • Cẩn thận khi sử dụng chữ in hoa
Khi viết e-mail tiếng Anh cho đối tác nước ngoài: bạn cần vô cùng hạn chế sử dụng chữ in hoa, bởi người ta quan niệm khi bạn viết chữ in hoa giống như bạn đang hét lên/to tiếng với họ. Ngay cả trong e-mail tiếng Việt cũng vậy, cần phải hết sức hạn chế sử dụng chữ in hoa (trong cả một từ, cụm từ, câu, đoạn…; chứ những quy tắc viết hoa được học từ ngày còn đi học đương nhiên bạn phải tuân thủ;)))
  • Đừng gửi bất cứ e-mail nào bạn không muốn công khai
Ở Việt Nam chưa biết nhưng ở Mỹ được sử dụng như một bằng chứng pháp lý, nên bạn đừng bao giờ viết một e-mail mà bạn không mong muốn nó được public. Nó có thể phát tán và không thể kiểm soát được một khi bạn ấn send. Người nhận e-mail của bạn có thể forward đến một người khác, người khác lại tiếp tục forward đến một người khác nữa,… Lúc đó mọi việc đã hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
  • Không bao giờ gửi e-mail khi bạn đang giận dữ
Bạn giận ai đó, khi gặp trực tiếp có thể bạn không dám to tiếng với người ta vì vẫn còn sự tương tác giữa con người với con người, có những rào cản nhất định. Nhưng khi bạn ngồi máy tính, bạn tha hồ type, có thể bạn sẽ nói những điều bạn không nên nói.
  • Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân:
Bạn làm việc ở một công ty, được tạo một e-mail có tên miền của công ty, gần như 100% bạn bị kiểm soát. Do đó, bạn không được sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân. Nói cách khác, chỉ sử dụng e-mail cá nhân cho mục đích/công việc cá nhân.

(Được chia sẻ và tự tổng hợp)​

(to be continued…)


ẤN LIKE NẾU BẠN THẤY BÀI VIẾT CÓ ÍCH NHÉ!​
Nhấn để mở rộng...
Hay và bổ ích quá. Hôm trước mình cũng được Sếp training về cách viết mail. Thấy mình từ trước đến giờ sai xót nhiều. Giờ phải chỉnh dần dần.
 
rất hay và bổ ích a ạ, hóng những phần tiếp theo của anhhh
tiện đây e có đọc đc 1 vài cái cũng khá đc về việc viết e-mail, chia sẻ cho m.n cùng xem ạ :)
Trước khi bắt đầu tiến hành đọc bài cách viết một email theo chuẩn này thì bạn cần lưu ý tạo cho mình một địa chỉ email. Hiện giờ có rất nhiều dịch vụ email miễn phí như gmail, outlook mail hoặc yahoo mail. Nếu bạn là một người đi làm thì cũng có thể sử dụng email được cơ quan cấp cho. Nhưng đó chưa phải là điều mình cần lưu ý nhất trong phần địa chỉ mail của bài viết hướng dẫn viết email theo chuẩn này.
Điều mình muốn nói ở đây là bạn nên chọn cho mình một địa chỉ email phù hợp. Phù hợp ở đây có nghĩa là đừng bao giờ đặt những email kiểu như: hotboykhongyeu@… hay kecaptraitim@… Thay vào đó bạn thử tạo một email mới nghiêm túc, lịch sự và đứng đắn hơn một chút chẳng hạn sử dụng họ tên của bạn ví dụ email mình hay dùng là tien.dat@outlook.com
Cách bước viết email theo chuẩn

Trong phần trên mình đã chia sẻ bạn chọn địa chỉ email. Và tiếp trong phần này sẽ là hướng dẫn quy trình viết email theo chuẩn. Việc viết email theo chuẩn mình khuyến khích các bạn làm theo thứ tự các bước như sau:
  • Bước 1: Đặt tiêu đề hay subject cho email, đính kèm file vào email (nếu có), và viết nội dung cho email đó.
  • Bước 2: Bước tiếp theo trong thao tác viết email đúng chuẩn đó là kiểm tra lại nội dung và file đã đính kèm xem có sai sót gì không.
  • Bước 3: Nhập địa chỉ người nhận và tiến hành gửi email.
Bất cứ email gửi cho ai, về vấn đề gì thì bạn cũng phải tuân theo các bước này để tránh sai sót cũng như thiếu sót trong email đã gửi. Vì một khi email đã được gửi đi thì không thể lấy lại. Còn bây giờ ta đi chi tiết từng bước của các bước viết email theo chuẩn.
Đặt tiêu đề cho email

Khi đặt tiêu đề email (subject) của bạn phải lưu ý những vấn đề như là phải đúng chủ đề, thu hút sự chú ý của người đọc để cho họ biết vấn đề chính trong nội dung email của bạn là gì.
Nếu bạn đặt tiêu đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email không quan trọng.
Chú ý khi viết tiêu đề cho một email
Phần trên là hướng dẫn để bạn lựa chọn tiêu đề của một email còn tiếp đây là chú ý với tiêu đề của email là phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email đó.
Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề email. Không bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail. Tiêu đề email rõ ràng, viết bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.
Đính kèm tập tin vào email

Trong phần này mình không hướng dẫn bạn thao tác đính kèm một tập tin vào email vì mình thấy nó cũng hơi thừa với lại trên google vô vàn bài viết hướng dẫn thao tác đính kèm tập tin vào trong email. Mình chỉ có một vài lưu ý với thao tác đính kèm tập tin vào trong email khi viết một email theo chuẩn.
Là khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như định dạng file pdf, doc, xls …
Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Ngoài rafile đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.
Viết nội dung email theo chuẩn

Yếu tố đầu tiên cần chú ý trong một email chuẩn là cần phải đảm bảo các yếu tố như cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập trong email, nêu rõ lý do viết email trong đoạn đầu tiên.
Khi soạn email theo chuẩn, điều cần tránh nhất là không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Tuy đó là yêu cầu tối thiểu trong trình bày văn bản, nhưng tuy vậy rất nhiều người mắc phải lỗi này khi viết email và soạn thảo văn bản. Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:
  • Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.
  • Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
  • Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
  • Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
  • Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
  • Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
  • Chia đoạn nếu viết dài.
  • Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều. Mọi người thường hay lạm dụng nhiếu dấu chấm than (!!!!) để muốn nhấn mạnh. Nhưng có thể nó có tác dụng ngược lại đấy. Chỉ nên dùng tối đa 2 dấu cảm thán trong bức email chuẩn của bạn là đủ.
Nội dung của một email chuẩn

Phần trên là lưu ý trong nội dung của email, còn bây giờ là những phần cần có trong nội dung email. Bạn có thể theo dõi chi tiết bố cục của một email theo chuẩn ở phần dưới đây.
Phần chào hỏi: Trong phần này bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như:
  • Dear (Hi)…
  • Hoặc Kính gửi…
Phần Nội dung: Trong nội dung thông tin trong emai, bạn cần chú ý sau:
  • Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
  • Nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.
  • Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email.
Phần kết thúc: Một vài cấu trúc kết thúc email thông dung như:
  • Thanks & B. Regards,
  • Trân trọng, Em cảm ơn …
Phần chữ ký email: Phần này cũng là một phần tương đối quan trọng trong email tuy nhiên hầu như nó vẫn đang được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Với phần chữ ký email này sẽ giúp bạn thêm thông tin liên lạc để người nhận email có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Trong phần chữ ký này bạn có thể thêm thông tin như: Họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ…
Mẫu chữ ký mình vẫn đang dùng bạn có thể tham khảo:
Tien Dat
Web Designer, SEO, Mechatronic Engineer
m. +84 979 200 205
e. tien.dat@live.com
w. http://about.tiendat.me/
a. Ho Chi Minh City
[TBODY] [/TBODY]
Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm

Một trong những bước cũng không kém phần quan trọng trong quy trình viết email theo chuẩn đó là công đoạn kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm. Vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hay một email và gửi cũng file đính kèm mà chưa được đính kèm vì lỗi nào đó cũng là một rắc rối không hề nhó khi tới tay người nhận.
Nhập địa chỉ email người nhận

Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện ở gần cuối các bước viết email theo chuẩn là vì để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành nhưng lỡ tay bạn bấm gửi thì lúc đó sẽ không thể cứu vãn. Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và click để gửi đi. Kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không muốn gửi nhầm tới địa chỉ email khác.
Tóm lại

Trong một bài viết ngắn này mình không thể truyền đạt một cách tỉ mỉ các thao tác để viết email đúng chuẩn. Nhưng hi vọng với những chia sẻ phí trên bạn sẽ có cái nhìn và hình dung gần nhất để có thể tự mình viết email đúng chuẩn và ấn tượng nhất.
 
Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký để phản hồi tại đây.

Tin tuyển dụng mới nhất

Thống kê MXH

Tổng số chủ đề
34,575
Số bình luận
528,080
Tổng số thành viên
351,399
Thành viên mới nhất
donitamacfive88
Back
Bên trên