cocghe266
Administrator
KỸ NĂNG VIẾT E-MAIL
CHUYÊN NGHIỆP
Tạo ấn tượng và hình ảnh chuyên nghiệp bằng e-mail
Như đã hẹn, mình sẽ chia sẻ với các bạn loạt bài viết về “Kỹ năng viết e-mail chuyên nghiệp” để tạo ấn tượng và hình ảnh chuyên nghiệp bằng e-mail. Loạt bài viết mình chia sẻ sau đây đầy đủ và chi tiết nhất mà bạn có thể sẽ không tìm thấy khi tham khảo trên Internet, vì thế hãy theo dõi trọn vẹn các phần các bạn nhé!
Cùng với sự phát triển của Internet, thư điện tử (e-mail) trở thành công cụ giao tiếp phổ biến. Bạn thường sử dụng e-mail để liên lạc với đối tác, trao đổi công việc với đồng nghiệp, hỏi thăm bạn bè, người thân, gửi e-mail xin việc và e-mail cảm ơn nhà tuyển dụng…
Vì e-mail là công cụ giao tiếp nên e-mail thể hiện tính cách, tác phong của bạn, do đó cần có cách ứng xử phù hợp. Một e-mail chuyên nghiệp (cả về format, ngôn ngữ, nội dung, thông điệp…) sẽ giúp bạn tạo ấn tượng đẹp trong mắt đối tác, đồng nghiệp và nhà tuyển dụng… Loạt bài này giúp bạn:
Hãy để e-mail trở thành một công cụ có sức mạnh, giúp bạn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ bây giờ!
Sau đây là nội dung của loạt bài viết:
Để viết e-mail hiệu quả và chuyên nghiệp cần 3 yếu tố:
- Những bạn chưa đi làm thì chữ ký gồm tên (+ e-mail, SĐT, địa chỉ…)
Một lưu ý: Khi viết e-mail bằng tiếng Anh, rất nhiều người trong chữ ký gắn liền luôn là “Best regards”, sau đấy là tên + chức danh. Đấy là một việc không nên làm, bởi vì “Best regards” là lời chào trân trọng khi kết thúc một e-mail, do đó ta nên tự tay đánh máy “Best regards” với mỗi e-mail của mình.
Thêm vào đó không phải e-mail nào cũng phù hợp với “Best regards”.
Thí dụ: Một ngày bạn làm việc với một đối tác thường xuyên, bạn nhận được 5 e-mail từ họ, e-mail nào cũng “Best regards”, việc này thể hiện sự cẩu thả của người ta, nhất là “Best regards” phải thể hiện sự trân trọng.
Một số câu hỏi:
Do đó, cần thiết phải ghi nhớ: Các bước viết e-mail
Các bước viết e-mail giúp chúng ta tránh được một số lỗi sau:
--> Xong Set up.
2. Etiquette - Ứng xử khi viết e-mail
- E-mail là công cụ giao tiếp, do đó cần có cách ứng xử phù hợp.
Một số quy tắc (Rules):
))
(Được chia sẻ và tự tổng hợp)
(to be continued…)
CHUYÊN NGHIỆP
Tạo ấn tượng và hình ảnh chuyên nghiệp bằng e-mail
Như đã hẹn, mình sẽ chia sẻ với các bạn loạt bài viết về “Kỹ năng viết e-mail chuyên nghiệp” để tạo ấn tượng và hình ảnh chuyên nghiệp bằng e-mail. Loạt bài viết mình chia sẻ sau đây đầy đủ và chi tiết nhất mà bạn có thể sẽ không tìm thấy khi tham khảo trên Internet, vì thế hãy theo dõi trọn vẹn các phần các bạn nhé!
Cùng với sự phát triển của Internet, thư điện tử (e-mail) trở thành công cụ giao tiếp phổ biến. Bạn thường sử dụng e-mail để liên lạc với đối tác, trao đổi công việc với đồng nghiệp, hỏi thăm bạn bè, người thân, gửi e-mail xin việc và e-mail cảm ơn nhà tuyển dụng…
Vì e-mail là công cụ giao tiếp nên e-mail thể hiện tính cách, tác phong của bạn, do đó cần có cách ứng xử phù hợp. Một e-mail chuyên nghiệp (cả về format, ngôn ngữ, nội dung, thông điệp…) sẽ giúp bạn tạo ấn tượng đẹp trong mắt đối tác, đồng nghiệp và nhà tuyển dụng… Loạt bài này giúp bạn:
- Xây dựng kỹ năng giao tiếp và tạo ấn tượng bằng e-mail
- Hiểu rõ phẩm chất cần có của một người dùng e-mail chuyên nghiệp
- Rèn luyện kỹ năng viết e-mail ngắn gọn, hiệu quả, chuyên nghiệp, có phương pháp.
- Rèn luyện ý thức ứng xử văn minh khi viết e-mail
- …
- Ba yếu tố của một e-mail chuyên nghiệp
- Quy trình viết e-mail chuyên nghiệp
- Ứng xử văn minh với e-mail
- Nguyên tắc ngôn ngữ cơ bản khi viết e-mail
- Các cấu trúc thông dụng, chính xác và hiệu quả trong e-mail
- Xây dựng mẫu cấu trúc cho các loại e-mail quan trọng được sử dụng thường xuyên (e-mail cảm ơn, e-mail sau khi gặp đối tác lần đầu, e-mail xin việc (cover letter), e-mail yêu cầu thông tin, e-mail trả lời, e-mail chúc mừng, e-mail động viên chia sẻ), trong đó đặc biệt tập trung vào e-mail cảm ơn (giúp bạn có một công cụ mạnh trong cuộc sống và công việc).
Hãy để e-mail trở thành một công cụ có sức mạnh, giúp bạn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ bây giờ!
Sau đây là nội dung của loạt bài viết:
Phần 1: 3 yếu tố của một e-mail chuyên nghiệp – 2 yếu tố đầu tiên
Để viết e-mail hiệu quả và chuyên nghiệp cần 3 yếu tố:
- Set up (cài đặt/thiết lập)
- Etiquette (Cách ứng xử khi viết e-mail)
- Message/Content (Thông điệp/nội dung)
- Địa chỉ e-mail: tạo một e-mail chân phương, tránh những địa chỉ e-mail như changtraidacam@g.c, gaubong@g.c,... Cần có một địa chỉ e-mail phù hợp thể hiện sự chín chắn.
- Tên: không nên thể hiện sự cẩu thả khi đặt tên e-mail như viết tắt, viết thường. Khi người khác nhận e-mail sẽ thấy tên của bạn, do đó bạn nên để tên: Nguyễn Văn A, Văn A Nguyễn.
- Chữ ký:
- Những bạn chưa đi làm thì chữ ký gồm tên (+ e-mail, SĐT, địa chỉ…)
Một lưu ý: Khi viết e-mail bằng tiếng Anh, rất nhiều người trong chữ ký gắn liền luôn là “Best regards”, sau đấy là tên + chức danh. Đấy là một việc không nên làm, bởi vì “Best regards” là lời chào trân trọng khi kết thúc một e-mail, do đó ta nên tự tay đánh máy “Best regards” với mỗi e-mail của mình.
Thêm vào đó không phải e-mail nào cũng phù hợp với “Best regards”.
Thí dụ: Một ngày bạn làm việc với một đối tác thường xuyên, bạn nhận được 5 e-mail từ họ, e-mail nào cũng “Best regards”, việc này thể hiện sự cẩu thả của người ta, nhất là “Best regards” phải thể hiện sự trân trọng.
Một số câu hỏi:
- Đã bao giờ bạn quên đính kèm file khi gửi e-mail?
- Làm thế nào để nhớ file đính kèm trong mọi trường hợp?
- Đã bao giờ bạn đang type nhưng lỡ nhấn "Send" (Gửi)?
Do đó, cần thiết phải ghi nhớ: Các bước viết e-mail
Các bước viết e-mail giúp chúng ta tránh được một số lỗi sau:
- Quên đính kèm file
- Đang đánh đánh máy lỡ ấn “Send/Gửi” --> Đối tác nhận được e-mail chưa hoàn thành của mình.
- Bước 1: Attach file
- Bước 2: Viết nội dung: Sau khi viết nội dung sẽ có khái niệm/suy nghĩ tốt hơn trong việc đặt subject như thế nào.
- Bước 3: Nếu thông điệp/nội dung đơn giản thì có thể đặt subject luôn. Những e-mail đang phải băn khoăn không biết subject A tốt hơn hay subject B tốt hơn chẳng hạn, thì khi viết xong nội dung/body thì đặt subject.
- Bước 4: Nhập địa chỉ người nhận.
- Bước 1 & 4: cố định
- Bước 2 & 3: có thể đổi chỗ: 2 trước, 3 sau hoặc 2 sau, 3 trước.
--> Xong Set up.
2. Etiquette - Ứng xử khi viết e-mail
- E-mail là công cụ giao tiếp, do đó cần có cách ứng xử phù hợp.
Một số quy tắc (Rules):
- Quy tắc 48h: trả lời e-mail trong vòng 48h từ khi bạn nhận được e-mail của một ai đó.
- Không gửi last minute e-mail:
- Không bao giờ gửi spam
- Khi forward một e-mail nào đó, bạn cần phải có sự đồng ý của người chủ e-mail đó. Ví dụ, ai đó gửi cho bạn một tài liệu, bạn muốn forward tài liệu đó cho người khác, bạn cần có sự đồng ý của người đã gửi cho bạn. Bởi vì khi người ta chia sẻ với bạn, người ta quan niệm rằng chỉ có giữa 2 người với nhau thôi.
- Cẩn thận khi sử dụng chữ in hoa

- Đừng gửi bất cứ e-mail nào bạn không muốn công khai
- Không bao giờ gửi e-mail khi bạn đang giận dữ
- Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân:
(Được chia sẻ và tự tổng hợp)
(to be continued…)
ẤN LIKE NẾU BẠN THẤY BÀI VIẾT CÓ ÍCH NHÉ!
Chỉnh sửa lần cuối: