Cách ứng xử, "đối phó" với Kiểm tra, kiểm toán nội bộ khi bị kiểm tra

More threads by hungviet

hungviet

Founder
#1
23018



Đã là nhân viên Ngân hàng thì chắc chắn ai cũng sẽ có một lần trong đời được làm việc trực tiếp với Kiểm toán nội bộ hoặc các đội kiểm tra nội bộ, giám sát ... đặc biệt là những bạn quản lý, cho vay những khách hàng lớn, đảm nhiệm những nghiệp vụ quan trọng hoặc làm việc tại những đơn vị lớn, tăng trưởng nóng, trọng điểm của toàn hàng.

Mà đã gặp Kiểm toán nội bộ hay kiểm tra kiểm soát nội bộ thì chắc chắn sẽ dính dáng đến "kiểm tra". Việc bị ai đó kiểm tra, soi mói việc mình làm thì chắc chắn chả ai thích cả. Tuy nhiên, việc phải làm thì vẫn phải làm.

Về nguyên tắc làm việc, các đơn vị kiểm tra, kiểm soát sẽ làm việc trên cơ sở hồ sơ chứng từ của nghiệp vụ sau khi chúng đã hoàn thành. Nghĩa là, với một khoản vay thì bạn đã cho vay xong, giải ngân xong; với một bút toán thì bạn đã hạch toán trên hệ thống ... (trừ trường hợp đột xuất ngoại lệ khác).

Cách làm việc của các đoàn kiểm tra sẽ là: Đọc hồ sơ giấy, tìm lỗi theo quy trình (checklist/quy trình quy định nội bộ), ghi nhận lỗi, xác nhận với Chuyên viên và đơn vị được kiểm tra và cuối cùng là Kết luận.

Sau thời gian đọc hồ sơ, kiểm toán viên hoặc nhân viên kiểm tra thường sẽ trao đổi sơ bộ với chuyên viên về kết quả kiểm tra, nếu không có lỗi lầm gì thì ok rồi, bạn làm rất tốt. Nhưng ngặt lỗi là chả mấy khi không có lỗi, quan trọng là lỗi thế nào.

Bài viết này tôi sẽ gợi mở một số cách ứng biến với "lỗi" để tránh gây căng thẳng mà vẫn hợp tình hợp lý.

Đầu tiên, cần phải xác định rõ quan điểm về "lỗi", đừng "nhảy dựng" lên khi ai đó nói bạn mắc lỗi, hãy bình tĩnh!

Có rất nhiều người cầu toàn, nghĩ mình "rất cẩn thận" nên không thể có lỗi nên mỗi khi Kiểm toán viên đưa lỗi việc đầu tiên luôn là nhảy dựng lên phản đối. Đừng dại mà làm vậy, bạn đúng, đó là việc của bạn, bắt lỗi là việc của Kiểm toán, bạn nhảy dựng lên không giải quyết được vấn đề gì cả.

Thay vào đó nên nhẹ nhàng, tiếp nhận (yên tâm lúc này chưa có kết luận đâu mà lo), mượn lại hồ sơ xem kỹ xem nó là cái gì, nếu Kiểm toán viên bắt lỗi sai do đọc thiếu hoặc hiểu chưa đúng vấn đề (cái này cũng có nhé) thì lặng lẽ mà chuẩn bị các hồ sơ bổ sung hoặc chuẩn bị "chính kiến" của mình sau đó cuối giờ hoặc hẹn gặp Kiểm toán viên để "giải trình".

Khi giải trình, nhớ vận càng nhiều quy trình, quy định hoặc chứng từ càng tốt, hạn chế "nói mồm" kiểu "quan điểm của em là thế", vì quy định là quy định, quan điểm là quan điểm, quan điểm chưa có trong quy định thì ghi rõ vào biên bản làm việc là quan điểm của em là X, quy định chưa có ....

Sẽ có những trường hợp được coi là "củ chuối", Kiểm toán viên ghi nhận những lỗi rất lặt vặt như kiểu trình bày tờ trình, chứng từ lem nhem ... thì cứ bình tĩnh mà tiếp thu, vì nó cũng sẽ k làm bạn mất thêm điều gì đâu. Sửa được thì sửa luôn rồi "xin" bỏ ra sau, nếu không bỏ thì ghi rõ ý kiến trong biên bản là đã khắc phục (ghi ngày giờ khắc phục vào), không làm sao cả.

Đừng coi thường "lỗi nhỏ" nếu nó trở thành "hệ thống":

Có rất nhiều bạn nói, cho vay là tốt rồi, khách vẫn trả nợ đều, có quá hạn đâu mà lúc nào cũng phải máy móc kiểm tra sau vay, suốt ngày ép kiểm tra sau vay, suốt ngày bắt lỗi thiếu biên bản kiểm tra sau vay ...

Nếu 1, 2 khách hàng, ok, bạn có thể được "rút kinh nghiệm", nhưng nếu 80%, 90% khách hàng của bạn cùng sai một lỗi này thì coi chừng, bạn đã mắc lỗi "có hệ thống". Với lỗi có hệ thống thì mức độ "nặng" của nó sẽ lớn hơn rất nhiều và sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến bạn (đặc biệt trong trường hợp phát sinh một số khách hàng có vấn đề (như quá hạn, lừa đảo ....) nằm trong số khách hàng mắc lỗi hệ thống).

Trường hợp này đừng chủ quan coi lỗi nhỏ nhặt, phải sửa ngay nếu có thể, thái độ tích cực sửa chữa của bạn sẽ "cứu" bạn trong nhiều trường hợp nghiêm trọng đấy.

Đặc biệt chú ý đến những khách hàng bị quá hạn, khách hàng có dư nợ lớn:

Cách làm việc của hầu hết các Ngân hàng hiện nay hầu như tập trung vào Nợ quá hạn, khách hàng có dư nợ lớn. Vì vậy nếu quản lý nhóm này thì bạn cần đặc biệt lưu ý, sẽ nằm trong "tầm ngắm" dài dài.

Đối với nhóm này, việc đầu tiên về "hình thức" hồ sơ phải đầy đủ, đảm bảo theo đúng check list của Ngân hàng (cái nào thiếu phải bổ sung ngay), trường hợp thiếu do Khách hàng thì yêu cầu Khách hàng ghi rõ là xin nợ (đến bao giờ) trong các biên bản làm việc.

Tuy nhiên có điểm quan trọng cần nhớ: Chớ dại vì sợ không đầy đủ mà "làm hộ" khách hàng cái gì đó hoặc "chế" cái gì đó cho đủ nhé!

Yên tâm rằng Kiểm toán nội bộ họ đủ tinh anh để phát hiện bạn "làm giả" hoặc "chế" hồ sơ. Khi đó thì tội vạ đâu bạn chịu hết đấy, không có ai chịu thay bạn được đâu. Và nếu dính "lỗi" này thì tùy hậu quả nhưng ở nhiều Ngân hàng bạn sẽ bị out ngay lập tức, có khi còn bị "truy tố" nếu thấy có dấu hiệu hình sự nữa. Nhớ nhá, đừng cố mà chế!

Giải trình không phải là "cãi" và đừng để bị nâng cao quan điểm!

Có rất nhiều vấn đề ban đầu rất bình thường, nhưng do cách "cãi" quá đà của chuyên viên lại bị nâng tầm quan điểm lên thành lỗi mới.

Ví dụ thế này: Lỗi là hiểu không đúng một quy định nào đó, bị bắt lỗi. Thay vì hỏi rõ xem cần hiểu như thế nào mới đúng thì cứ một mực cãi là mình hiểu đúng, kiểm toán hiểu sai. Trường hợp này (có thể) bị nâng quan điểm lên thành "Chuyên viên cố tình hiểu sai/vận dụng quy trình quy định dẫn để lỗi ...xxx có nguy cơ gây tổn thất cho Ngân hàng xxx đồng". Ghi thế này là mệt đấy, thay vào đó nếu chịu lắng nghe, thấy mình sai thì giải trình luôn là "lỡ" hiểu sai và khắc phục thì lỗi sẽ được sửa thành là: "Chuyên viên vận dụng sai quy định gây ra lỗi xxx, tuy nhiên sau khi nghe Kiểm toán giải thích, chuyên viên đã khắc phục". Rõ ràng là nhẹ nhàng hơn rất nhiều phải không nào! (tất nhiên đây chỉ là ví dụ đơn giản thôi nhé).

Hãy mạnh dạn hỏi/hỏi kỹ nếu thật sự chưa hiểu:

Về cơ bản, Kiểm toán không phải là cơ quan thanh tra bên ngoài, họ vẫn là "người trong nhà" nên vẫn có thể "nói chuyện với nhau được". Bạn nào biết cách "nói chuyện" khéo thì sẽ ra được rất nhiều vấn đề, học hỏi được rất nhiều thứ vì dù gì thì người làm kiểm toán ít nhiều họ cũng nhiều kinh nghiệm rồi, đã từng kiểm tra nhiều nơi, việc của họ là đọc quy trình quy định hàng ngày nên góc tiếp cận sẽ sâu hơn. Vì thế tận dụng cơ hội này mà hỏi, nếu ngại thì chọn Kiểm toán viên nào trông "cởi mở" mà hỏi.

Nói chung, cách làm việc tương tác với nhau như thế nào cho hiệu quả thì nhiều và dài, bài này tạm dừng đến đây, anh chị em cần thì sẽ viết tiếp hoặc ai có tình huống nào cần hỗ trợ thì có thể comment bên dưới nhé!
 
Last edited by a moderator:

Toan.nd

Banker
Bên em giờ có một số chi nhánh chơi bài: đưa thiếu hồ sơ hoặc xáo trộn hồ sơ lung tung lên. Đến lúc kiểm toán ghi nhận lỗi thì lại mang hồ sơ đã sẵn có bổ sung vào, coi như xóa lỗi trọng yếu, chỉ có lỗi sắp xếp hồ sơ lộn xộn.
 

Top