Nghệ thuật giao tiếp

  • Bắt đầu Bắt đầu pisces
  • Ngày bắt đầu Ngày bắt đầu

pisces

Thành viên tích cực
3 cách để giao tiếp thuyết phục hơn

Sắp xếp các dự án trong các tổ chức coi việc đa chức năng là tiêu chuẩn đòi hỏi khả năng quản lý toàn diện. Năng lực và quyền hành không phải lúc nào cũng có tác dụng.

Đó chính là lúc cần đến sự thuyết phục, theo Robert Cialdini, thành viên Hội đồng giáo sư tâm lý và marketing tại Đại học bang Arizona và đồng tác giả với Noah J. Goldstein và Steve J. Martin trong cuốn sách Phải! 50 cách khoa học để trở nên thuyết phục (Yes! 50 Scientifically Proven Ways to Be Persuasive) xuất bản năm 2008.

Cũng giống như các võ sĩ vượt qua đối thủ bằng việc sử dụng sức bật, quán tính và trọng lực chứ không phải sức mạnh cơ bắp đơn thuần, bạn cũng có thể thuyết phục người khác bằng việc khai thác các nguyên tắc xã hội.

Các nguyên tắc này bao gồm cảm giác về nghĩa vụ giữa hai người khi một người giúp đỡ người còn lại, xu hướng nói "ừ" với những người mà ta yêu mến và khát vọng được hành động phù hợp với những cam kết và giá trị của mình.
Bạn cũng có thể thuyết phục người khác bằng việc khai thác các nguyên tắc xã hội. Ảnh: Corbis

Thúc đẩy đối ứng

Một hành động tốt sẽ tạo ra một hành động tốt khác. Bất cứ sự giúp đỡ nào mà bạn làm ngày hôm nay có thể được đáp trả sau này:

Ủng hộ ý tưởng của một đồng nghiệp trong cuộc họp trong khi những người khác tỏ ra thờ ơ.

Chia sẻ các thông tin bổ ích với đồng nghiệp trong bộ phận khác của công ty không có điều kiện tiếp xúc với thông tin đó.

Nhiệt tình giúp đỡ một người trong nhóm hoàn thành một bản thuyết trình hoặc chuẩn bị bài thuyết trình đó.

Đừng giả dối và đừng lạnh lùng, mọi người sẽ nhìn thấu bạn và sẽ tự vệ. Hãy tìm kiếm cơ hội trở thành người tốt. Bạn sẽ không chỉ cảm thấy tốt mà còn tạo ra một hệ thống những người đồng nghiệp cảm giác biết ơn bạn. Họ sẽ chủ động tìm cách giúp đỡ bạn.

Sự nhân nhượng cũng có thể sửa chữa các mối quan hệ xấu dù không phải theo cách mà bạn mong muốn. Nếu bạn đã cố gắng phá bỏ hàng rào với một đồng nghiệp, hãy yêu cầu sự giúp đỡ của họ. Điều này nghe có vẻ vô lý nhưng lại hiệu quả. Vì thế có nghĩa bạn đang tạo cho họ cơ hội trở thành người cao thượng. Vì vậy hãy nhờ họ giúp bạn.

Cialdini cho rằng sự giúp đỡ có liên quan đến công việc sẽ làm cho người đó cảm thấy tốt hơn. Từ kinh nghiệm của bản thân, ông kể rằng có lần, sau khi chiến thắng trong một cuộc tranh luận căng thẳng về vấn đề thuê tuyển, ông ngay lập tức đến gặp một đồng nghiệp có những lập luận trái với mình. Đi cùng người đó quay trở về văn phòng làm việc, ông hỏi lời khuyên của người đó về vấn đề mà ông đang viết. Cialdini nhớ lại: "Ông ấy cho tôi mượn vài cuốn sách và gợi ý một số nguồn tài liệu".

Trong quá trình thảo luận, Cialdini cũng biết thêm được về công việc của đồng nghiệp. Đến lúc trả lại sách, ông cũng tìm ra một số nguồn để giới thiệu trở lại cho đồng nghiệp, nhờ đó củng cố lại mối quan hệ. "Chúng tôi không có sự trao đổi thoải mái trong buổi họp tại khoa lúc đó. Ngay sau khi phía tôi thắng trong cuộc tranh luận, tôi có thể nói rằng phía bên kia cảm thấy cay đắng. Nhưng bởi vì tôi đã yêu cầu sự giúp đỡ của ông ấy, chúng tôi chưa bao giờ không là bạn của nhau", ông nói.

Tập trung vào những điểm mạnh của người khác

Giống như nhân nhượng, tập trung vào những đóng góp tích cực của người khác là một cách lý tưởng để bắt đầu một mối quan hệ. Kĩ năng này đòi hỏi bạn phải để ý tìm kiếm những điều thực sự thích ở một người. Thậm chí dù anh ta có đáng sợ như thế nào trong công việc, thì vẫn có những điều bạn có thể ngưỡng mộ về sở thích cá nhân, kinh nghiệm trong quá khứ hoặc nguyên nhân mà anh ta ủng hộ lý lẽ của mình.

Một khi bạn chỉ ra được những điểm tích cực, hãy nhận xét với người đó về chúng. Bằng cách thể hiện sự ủng hộ của bạn, bạn giúp người đó thích bạn. Và rằng, theo Cialdini, khi các hàng rào được rỡ bỏ, "mọi người cảm thấy an toàn hơn, cởi mở hơn và tin tưởng người nào có cảm tình với họ. Họ sẽ sẵn sàng cho người đó thêm thông tin để giúp họ thành công".
Tập trung vào những điểm tích cực có thể giúp cải thiện mối quan hệ với một người đồng nghiệp mà bạn có tiền sử không ưa họ. Ví dụ, một giám đốc tại một công ty dược phẩm có mối quan hệ căng thẳng với người chủ và cả hai thường gay gắt với nhau. Sử dụng kĩ năng này, cô ấy nhận thấy rằng người chủ có xu hướng thích làm cho mọi việc trở thành đúng đắn.

Khi cô nhận xét điều đó với người chủ về những giá trị đó, mặt của ông giãn ra. Sáng hôm sau ông ta cho cô những thông tin mà ông chưa bao giờ chia sẻ trước đó: một bản chi tiết về những điều cô cần tập trung và chú ý để có thể đạt được thoả thuận trong một cuộc họp quan trọng vào buổi trưa hôm đó.

"Không có những thông tin đó, mọi việc có thể đã chệch hướng. Khi nói "Tôi ngưỡng mộ các tiêu chuẩn chất lượng cao của ngài", cô cũng đã tạo cho ông ta một tiếng tốt để tự hào, Cialdini lưu ý. Ông nhận thấy rằng nếu cô tỏ ra tích cực thì ông chủ của cô cũng vậy.

Khơi dậy ý kiến và cách ứng xử trước đây

Khi bạn nhắc nhở ai đó về thái độ trước đây của họ về một vấn đề gì - "Nhớ nào Mark, anh đã tranh luận rằng công ty cần sử dụng nhiều nguồn lực hơn để đào tạo đội ngũ bán hàng cho dòng sản phẩm mới?" - sau đó Mark sẽ có xu hướng ứng xử phù hợp với thái độ đó. Đây là một ví dụ về hiện tượng được gọi là "gán cho".

Để sử dụng việc "gán cho" để gây ảnh hưởng lên người khác, bạn phải cho anh ta danh tiếng để tự hào. Nếu bạn muốn anh ta ủng hộ một đề xuất chuyển đổi việc marketing từ báo in sang quảng cáo trực tuyến để thúc đẩy doanh số, hãy gợi lại những gì anh ta ghi nhận về việc quảng cáo trực tuyến với những sản phẩm tương tự. Bạn muốn anh ta tiếp nhận rằng việc ủng hộ bạn là phù hợp với những ý kiến của anh ta.

"Gán cho", như bạn có thể tưởng tượng, đặc biệt hiệu quả với những người đánh giá cao năng lực đưa ra quyết định của bản thân.

Kĩ năng này đòi hỏi phải hiểu rõ các ưu tiên, giá trị và vị trí của người đó. Nếu bạn chưa từng làm việc nhiều với một người để có được sự hiểu biết đó, hãy xem xét những bài anh ta đã từng trình bày và thận trọng dò xét thông tin về người đó trong các cuộc đàm thoại với những người làm việc gần gũi với người đó hơn.

Ảnh hưởng là tuyệt đối về mối quan hệ. Bạn càng có nhiều mối quan hệ chặt chẽ, bạn càng có thể làm cho người khác ủng hộ bạn khi cần.

Để có kỹ năng giao tiếp sắc bén hơn


Chúng tôi cần người có khả năng giao tiếp! Hãy giơ tay lên nếu bạn nghe được câu này ít nhất một nghìn lần. Trong thực tế, bạn chắc chắn đã nghe nó quá nhiều tới mức câu nói trên trở thành vô nghĩa.

Giao tiếp là đầu mối giữ mọi người trong một tổ chức lại với nhau. Nó là phương tiện để chúng ta trao đổi ý kiến, học hỏi từ nhau và có lẽ quan trọng nhất là kết nối mọi người với nhau. Giao tiếp và các kỹ năng giữa cá nhân vẫn luôn duy trì vị trí đầu bảng trong danh mục các vấn đề cần lưu tâm của nhà tuyển dụng.

Vậy thì tại sao chúng ta lại bỏ qua tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp cho tới lúc nó trở thành một vấn đề được bàn luận? Lý do đầu tiên có lẽ là bởi vì chúng ta không dành thời gian để suy nghĩ một cách cụ thể xem giao tiếp thế nào cho hiệu quả.
Ảnh: kaycurtis.com

Dưới đây là bài phỏng vấn của New York Times với Richard Anderson, CEO của Delta Airlines. Trong cuộc phỏng vấn Anderson đã định rõ những kỳ vọng của ông dành cho kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

1. Hiểu rõ nền tảng căn bản

Anderson cho rằng: “Mọi người thực sự có thể kiểm soát được từ ngữ qua viết và nói. Biểu lộ bản thân rất tốt bằng lời nói, cũng như trên giấy hay qua email. Thất bại trong giao tiếp một cách mạch lạc khiến người nghe không chắc chắn về thứ họ kỳ vọng ở người trình bày.

2. Suy nghĩ một cách rõ ràng về điều sẽ nói

Anderson không phải là một fan nhiệt thành của chương trình PowerPoint. Những gạch đầu dòng không có “chủ ngữ, động từ và tân ngữ” không thể truyền tài được “toàn bộ suy nghĩ”. Theo quan điểm của Anderson, Powerpoint bản thân nó không có vấn đề gì cả, nhưng vấn đề nằm ở những người dùng nó như một gợi ý để suy nghĩ. Có quá nhiều nhà quản lý sử dụng nó như một bộ khung để suy nghĩ thay vì bổ sung hay mở rộng ý cho nó.

3. Chuẩn bị cho các cuộc họp

Tài liệu cho các cuộc họp nên được phân bố trước và làm một cách rõ ràng, súc tích. Anderson cũng muốn các buổi họp phải được “bắt đầu đúng giờ”. Đó là toàn bộ quá trình chuẩn bị. Có rất nhiều buổi họp đi lạc đề trước khi nó được bắt đầu vì các nhà quản lý và nhân viên không dành thời gian để suy nghĩ về điều họ sẽ nói.

4. Tham gia vào thảo luận

Anderson khẳng định “Tôi muốn các cuộc tranh luận. Tôi muốn nghe quan điểm của mọi người, vì vậy bạn cần hỏi nhiều hơn là trình bày bài phát biểu”. Lỗi này thường xuyên gặp phải trong các cuộc họp do sức ép về thời gian hạn chế hoặc do cảm giác quá quan trọng, các nhà quản lý không làm rõ rằng họ muốn nghe các ý kiến khác nhau. Cách tiếp cận này thường dẫn tới kiểu “suy nghĩ nhóm” bởi vì không ai nêu ra ý kiến của mình cả.

5. Lắng nghe người khác nói

Thảo luận sẽ là vô nghĩa nếu không ai nghe ai nói cả. Anderson không thích nhìn những nhà quản lý kiểm tra điện thoại trong cuộc họp. Làm như vậy là thiếu tập trung và cũng na ná với việc đọc một bài báo trong suốt cuộc họp. Chúng ta thường dành nhiều thời gian cho các kỹ năng nói và viết mà quên mất kỹ năng nghe. Vì vậy, rất nhiều nhà quả lý đã kết thúc cuộc họp mà không thu được thông tin gì và vì vậy cũng không kịp chuẩn bị để đối phó với những vấn đề đang tranh luận có thể trở thành những vấn đề tron thực tế. Dành thời để lắng nghe có thể đi tắt đón đầu được những thảm họa này.

Nếu "định giá" đúng các kỹ năng giao tiếp, các tổ chức, công ty sẽ tuyển dụng và đào tạo thành công những người có kỹ năng ấy.
 
Back
Bên trên