KỸ NĂNG LẮNG NGHE
Ước tính trung bình, con người dùng 80% thời gian khi thức cho các hoạt động giao tiếp. Trong đó, khoảng 45% thời gian là để lắng nghe.
Điều thú vị là khi yêu cầu một người đánh giá xem anh ta có phải là người biết lắng nghe hay không, 85% số người được hỏi rằng họ ở mức trung bình hay kém trong khi chưa tới 5% cho rằng họ có thể lắng nghe rất tốt hay là xuất sắc.
Quan trọng phải hiểu rằng “nghe” khác với “lắng nghe”. Nghe là một hoạt động thụ động trong khi lắng nghe bao hàm những nỗ lực và sử dụng tất cả các giác quan khác, đặc biêtj là dùng mắt. Để nhấn mạnh sự khác biệt, người ta thường sử dụng khái niệm “chủ động lắng nghe”.
Đối với người phỏng vấn, một trong những kỹ năng then chốt cần phát triển đó là kỹ năng chủ động lắng nghe. Rất tiếc là phần lớn những người được phỏng vấn đều nghĩ rằng kỹ năng quan trọng nhất là đặt câu hỏi chứ không phỉa lắng nghe các câu trả lời. xu hướng tự nhiên của chúng ta là luôn luôn nói quá nhiều trong lúc phỏng vấn làm cho người được phỏng vấn qua tải bởi các câu hỏi đóng và phức tạp. Kết quả là người được phỏng vấn có rất ít cơ hội để cung cấp thông tin.
Quy tắc 70/30
Quy tắc cơ bản mà bạn phải tuân theo nếu bạn là người được phỏng vấn là: bạn phải dành 70% thời gian cho lắng nghe và 30% để nói.
Vì bạn có thể suy nghĩ nhanh gấp 4 hay 6 lần tốc độ nói ra nên khuynh hướng chung là bạn “tắt điện” và không lắng nghe người khác khi đang nói. Vì vậy, trên thực tế, chúng ta dùng rất ít thời gian để lắng nghe thật sự. Đó chỉ là một trong các hành vi cản trở việc chúng ta trở thành người có kỹ năng lắng nghe tốt.
Rào cản cho việc lắng nghe.
Ngoài những rào cản hữu hình cho việc lắng nghe như là tiếng ồn và những tiếng động làm sao lẵng sự chú ý như là tiếng chuông điện thoại, còn có những hành vi của con người cản trợ họ trở thành người biết lắng nghe tốt.
- Chấm điểm
Khi lắng nghe một ai đó, chúng ta thường đánh giá những gì nghe được dựa trên kinh nghiệm bản thân và cố gắng để tỏ ta mình “hơn hẳn” người khác.
Hành vi cư xử như vậy thường được nói ra như thế này:
“A tôi có biết một doanh nghiệp ở đó họ đã tăng doanh thu của mình đến 75% thông qua tiếp thụ trực tiếp!”
Hoặc là bằng cách suy nghĩ “Ồ ta chắc rằng ta có thể nghĩ ra một chiến lược tiếp thị khá hơn như thế nhiều!”
- Đọc ý nghĩ
Là bạn khi bạn nghĩ rằng bạn biết người đối thoại với mình đang thực sự nghĩ gì, ngay cả khi họ đã nói một điều hoàn toàn khác và bạn thật sự không có bằng chứng nào cho kết luân của mình.
Ví dụ bằng cách tự nói với mình rằng “Tôi cá là nguyên nhân thật sự khiến giám đốc kinh doanh thôi việc là do anh ta đã bị đối xử không công bằng!
Lặp lại câu hỏi
Nhẩm lại hoặc chuẩn bị cho câu hỏi tiếp theo bạn định hỏi trong khi người đối thoại vẫn còn đang trả lời câu hỏi trước.
Những người phỏng vấn thường quá chú tâm vào việc nghĩ ra các câu hỏi thông minh đến mức họ quên mất việc phải lắng nghe câu trả lời. Chỉ vì người phỏng vấn thường chuẩn bị trước các câu hỏi thăm dò trong kế hoạch phoảng vấn, đừng có máy móc sử dụng chúng!
Chỉ lắng nghe có chọn lọc
Đây là việc chỉ lắng nghe mẩu tin chính, và khi bạn nghe được, bạn không nghe tiếp nữa. Ví dụ bạn có thể hỏi xem công tu có quỹ phúc lợi cho nhân viên không và khi bạn nghe được là có, bạn không nghe chi tiết nữa.
Mơ màng
Để cho tâm trí bạn lơ lửng với những chuyện khác trong khi người đối thoại đang nói.
Gán nhãn.
Dự đoán về người được phỏng vấn ngay từ ấn tượng đầu tiên. Ví dụ, ngay lập tức bạn cho rằng nguồi được phỏng vấn không thể là một doanh nhân tốt bởi vì anh ta ăn mặc xuềnh xoàng có một giọng nói nhà quê. Bạn sau đó sẽ chỉ chăm chăm tìm những bằng chứng để chứng minh cho nhận xét ban đầu đó.
Khuyên bảo
Đó là khi người phỏng vấn quên mất mục đích của cuộc phỏng vấn và liên tục ngắt lời để cho lời khuyên thay vì phải lắng nghe.
Chìa khóa cho việc chủ động lắng nghe
1. Tập trung 100% vào người được phỏng vấn
Bạn chỉ có một khoảng ngắn để tìm hiểu càng nhiều càng tốt về người này cũng như việc kinh doanh của anh ta. Một bản kế hoạch đẹp sẽ không có nghĩa là một hoạt động kinh doanh tuyệt vời nếu nó không được điều hành bởi một doanh nhân giỏi.
Trong một khoảng thời gian ngắn, bạn phải cố gắng tìm hiểu người đó đằng sau những kế hoạch của họ. Có nghĩa là bạn phải dùng mọi giác quan của mình để “lắng nghe”
a. Tư thế
khi bạn ngồi cùng với một ai đó mà bạn thích thì bạn sẽ vô tình làm theo những cử chỉ điệu bộ của người đó. Bạn có thể vươn người lên trước nếu họ làm như vậy, bạn bắt chéo chân khi họ làm thế. Một người biết lắng nghe thì cần tích cực làm tấm gương phản chiếu những ngôn ngữ cơ thể của người đối thoại, ngay cả khi họ không phải là bạn thân của ai.
b. Tốc độ nói
Một người phỏng vấn giỏi sẽ điều chỉnh tốc độ nói của mình phù hợp với tốc độ của người được phỏng vấn. Điều này sẽ khuyến khích được người phỏng vấn tiếp tục nói vì họ cảm thấy rằng bạn có cảm xúc về đề tài họ đang đề cập tới. Nếu họ quá hứng khởi về công việc kinh doanh họ sẽ nói rất nhanh và nếu bạn cũng tỏ ra nhiệt tình lắng nghe thì họ sẽ tiếp tục kể về điều đó.
4. Khuyến khích người được phỏng vấn tiếp tục khi bạn muốn họ cung cấp thêm thông tin.
a. Dùng ngôn ngữ cơ thể khuyến khích
Ví dụ: mỉm cười cổ vũ và gâtj đầu; ngồi thẳng và ngả về phía trước để tỏ ra rằng bạn quan tâm đến điều người được phỏng vấn đang nói.
b. Dùng các câu hỏi khuyến khích để cổ vũ người được phỏng vấn cung cấp thêm thông tin.
VD: “Cho tôi biết thêm về việc kinh doanh thu bán hàng của anh tiến tiển như thế nào trong năm nay.
Hay “Điều đó thú vị đấy, anh hãy tiếp tucj đi”.
c. Đừng có nói khi người được phỏng vấn yên lặng.
Cho phép người được phỏng vấn im lặng 20 giây hoặc hơn sẽ khuyến khích họ chia sẻ thêm những thông tin mà họ có thể muốn giữ cho riêng họ. Nói chung mọi người thường không thích có những khoảng yên lặng trong khi đối thoại.
Nếu bạn cảm thấy cần thêm thông tin cho một câu hỏi, khi người được phỏng vấn kết thúc câu trả lời đừng lấp khoảng thời gian yên lặng bằng những câu hỏi khác. Hãy nhìn họ cổ vũ và đừng nói gì cả - bạn sẽ ngạc nhiên với những “thú nhận” không chủ định mà bạn có được.
6. Thường xuyên hỏi lại.
Hãy dùng những “câu hỏi phản ánh” để cho phép người được phỏng vấn khẳng định lại những gì bạn nghe được.
Ví dụ: “Nếu tôi hiểu đúng thì anh đang nói…?
“Nói cách khác là..?
7. Làm rõ các điểm chính
Nhắc lại các từ ngữ then chốt để làm rõ hơn điều người được phỏng vấn nói. Hãy tỏ ra nhạy bén khi bạn làm điều đố - chờ đến khi người được phỏng vấn nói xong và đừng ngắt lời họ.
Dùng câu hỏi “thăm dò” và câu hỏi “thử thách” khi bạn muốn họ cung cấp thêm những thông tin cụ thể. Hãy nhạy bén khi người được phỏng vấn dùng những từ ngữ hay câu nói chung chung như: “thỉnh thoảng”, “thường xuyên”.. “Chúng tôi thường tăng doanh số bán hàng vào mùa xuân”. Bạn cần phải tìm hiểu xem “thường” có nghĩa là gì, có nghĩa là trong 10 năm hay chỉ đôi ba năm.
7. Tóm tắt lại.
Khi bạn đã đến cuộc phỏng vấn hoặc kết thúc một chủ đề quan trọng trong cuộc đối thoại, bạn nên tóm tắt những thong tin chính mà bạn nhận được. Điều đó sẽ giúp người được phỏng vấn làm rõ những gì bạn chưa hiểu đúng.
8. Nhớ phải ghi chú.
Việc ghi chú là rất quan trọng khi thực hiện phỏng vấn đánh giá cho vay vì nó giúp bạn có thể nhơ được những thông tin quan trọng. Có một ý tưởng hay là bạn nên để một khoảng trống trong bản Kế hoạch phỏng vấn để ghi chú cho những vấn đề then chốt. Tuy nhiên, điều quan trọng là trong lúc ghi chú bạn vẫn phải duy trì tiếp xúc bằng mắt. Hãy chỉ ghi chú những điểm cốt yêu – bạn không phải là công an đang ghi lại lời khai của nhân chứng.
-st-
Ước tính trung bình, con người dùng 80% thời gian khi thức cho các hoạt động giao tiếp. Trong đó, khoảng 45% thời gian là để lắng nghe.
Điều thú vị là khi yêu cầu một người đánh giá xem anh ta có phải là người biết lắng nghe hay không, 85% số người được hỏi rằng họ ở mức trung bình hay kém trong khi chưa tới 5% cho rằng họ có thể lắng nghe rất tốt hay là xuất sắc.
Quan trọng phải hiểu rằng “nghe” khác với “lắng nghe”. Nghe là một hoạt động thụ động trong khi lắng nghe bao hàm những nỗ lực và sử dụng tất cả các giác quan khác, đặc biêtj là dùng mắt. Để nhấn mạnh sự khác biệt, người ta thường sử dụng khái niệm “chủ động lắng nghe”.
Đối với người phỏng vấn, một trong những kỹ năng then chốt cần phát triển đó là kỹ năng chủ động lắng nghe. Rất tiếc là phần lớn những người được phỏng vấn đều nghĩ rằng kỹ năng quan trọng nhất là đặt câu hỏi chứ không phỉa lắng nghe các câu trả lời. xu hướng tự nhiên của chúng ta là luôn luôn nói quá nhiều trong lúc phỏng vấn làm cho người được phỏng vấn qua tải bởi các câu hỏi đóng và phức tạp. Kết quả là người được phỏng vấn có rất ít cơ hội để cung cấp thông tin.
Quy tắc 70/30
Quy tắc cơ bản mà bạn phải tuân theo nếu bạn là người được phỏng vấn là: bạn phải dành 70% thời gian cho lắng nghe và 30% để nói.
Vì bạn có thể suy nghĩ nhanh gấp 4 hay 6 lần tốc độ nói ra nên khuynh hướng chung là bạn “tắt điện” và không lắng nghe người khác khi đang nói. Vì vậy, trên thực tế, chúng ta dùng rất ít thời gian để lắng nghe thật sự. Đó chỉ là một trong các hành vi cản trở việc chúng ta trở thành người có kỹ năng lắng nghe tốt.
Rào cản cho việc lắng nghe.
Ngoài những rào cản hữu hình cho việc lắng nghe như là tiếng ồn và những tiếng động làm sao lẵng sự chú ý như là tiếng chuông điện thoại, còn có những hành vi của con người cản trợ họ trở thành người biết lắng nghe tốt.
- Chấm điểm
Khi lắng nghe một ai đó, chúng ta thường đánh giá những gì nghe được dựa trên kinh nghiệm bản thân và cố gắng để tỏ ta mình “hơn hẳn” người khác.
Hành vi cư xử như vậy thường được nói ra như thế này:
“A tôi có biết một doanh nghiệp ở đó họ đã tăng doanh thu của mình đến 75% thông qua tiếp thụ trực tiếp!”
Hoặc là bằng cách suy nghĩ “Ồ ta chắc rằng ta có thể nghĩ ra một chiến lược tiếp thị khá hơn như thế nhiều!”
- Đọc ý nghĩ
Là bạn khi bạn nghĩ rằng bạn biết người đối thoại với mình đang thực sự nghĩ gì, ngay cả khi họ đã nói một điều hoàn toàn khác và bạn thật sự không có bằng chứng nào cho kết luân của mình.
Ví dụ bằng cách tự nói với mình rằng “Tôi cá là nguyên nhân thật sự khiến giám đốc kinh doanh thôi việc là do anh ta đã bị đối xử không công bằng!
Lặp lại câu hỏi
Nhẩm lại hoặc chuẩn bị cho câu hỏi tiếp theo bạn định hỏi trong khi người đối thoại vẫn còn đang trả lời câu hỏi trước.
Những người phỏng vấn thường quá chú tâm vào việc nghĩ ra các câu hỏi thông minh đến mức họ quên mất việc phải lắng nghe câu trả lời. Chỉ vì người phỏng vấn thường chuẩn bị trước các câu hỏi thăm dò trong kế hoạch phoảng vấn, đừng có máy móc sử dụng chúng!
Chỉ lắng nghe có chọn lọc
Đây là việc chỉ lắng nghe mẩu tin chính, và khi bạn nghe được, bạn không nghe tiếp nữa. Ví dụ bạn có thể hỏi xem công tu có quỹ phúc lợi cho nhân viên không và khi bạn nghe được là có, bạn không nghe chi tiết nữa.
Mơ màng
Để cho tâm trí bạn lơ lửng với những chuyện khác trong khi người đối thoại đang nói.
Gán nhãn.
Dự đoán về người được phỏng vấn ngay từ ấn tượng đầu tiên. Ví dụ, ngay lập tức bạn cho rằng nguồi được phỏng vấn không thể là một doanh nhân tốt bởi vì anh ta ăn mặc xuềnh xoàng có một giọng nói nhà quê. Bạn sau đó sẽ chỉ chăm chăm tìm những bằng chứng để chứng minh cho nhận xét ban đầu đó.
Khuyên bảo
Đó là khi người phỏng vấn quên mất mục đích của cuộc phỏng vấn và liên tục ngắt lời để cho lời khuyên thay vì phải lắng nghe.
Chìa khóa cho việc chủ động lắng nghe
1. Tập trung 100% vào người được phỏng vấn
Bạn chỉ có một khoảng ngắn để tìm hiểu càng nhiều càng tốt về người này cũng như việc kinh doanh của anh ta. Một bản kế hoạch đẹp sẽ không có nghĩa là một hoạt động kinh doanh tuyệt vời nếu nó không được điều hành bởi một doanh nhân giỏi.
Trong một khoảng thời gian ngắn, bạn phải cố gắng tìm hiểu người đó đằng sau những kế hoạch của họ. Có nghĩa là bạn phải dùng mọi giác quan của mình để “lắng nghe”
- Điều họ nói
- Cách họ nói
- Các thông điệp mà ngôn ngữ cơ thể mách bảo
- Việc hình thành và giữ được tiếp xúc bằng mắt phù hợp trong suốt thời gian phỏng vấn là một trong những chìa khóa để có được một giao tiếp hiệu quả. Thời lượng tiếp xúc mắt được coi là “bình thường” khác nhau ở những nền văn hóa khác nhau. Ví dụ, ở Châu Âu, nghiên cứu cho thấy rằng trung bình một người lắng nghe nhìn người nói đối thoại 75% thời gian, trong khi người nói nhìn người nghe 40% thời gian. Họ cũng nhìn vào mắt nhua khoảng 30% thời gian.
- Có thể những con số đó sẽ khác đối với văn hóa của Việt Nam, nhưng vẫn sẽ có “chuẩn mực văn hóa” được chấp nhận. Vì vậy người phỏng vấn phải giữ được “chuẩn mực” để người được phỏng vấn cảm thấy thoải mái.
- Bạn cũng nên nhạy cảm với “hành vi tiếp xúc mắt” của người được phỏng vấn. Chúng ta biết rằng những người giấu đôi mắt sau cặp kính râm là những người đáng ngờ. Một người được phỏng vấn không muốn tiếp xúc mắt có thể là do họ đang lo lắng hoặc muốn che giấu một điều gì đó về công việc kinh doanh của mình. Hãy chú ý đến những câu hỏi mà họ không muốn nhìn vào mắt của bạn và cố gắng thăm dò nhiều hơn.
a. Tư thế
khi bạn ngồi cùng với một ai đó mà bạn thích thì bạn sẽ vô tình làm theo những cử chỉ điệu bộ của người đó. Bạn có thể vươn người lên trước nếu họ làm như vậy, bạn bắt chéo chân khi họ làm thế. Một người biết lắng nghe thì cần tích cực làm tấm gương phản chiếu những ngôn ngữ cơ thể của người đối thoại, ngay cả khi họ không phải là bạn thân của ai.
b. Tốc độ nói
Một người phỏng vấn giỏi sẽ điều chỉnh tốc độ nói của mình phù hợp với tốc độ của người được phỏng vấn. Điều này sẽ khuyến khích được người phỏng vấn tiếp tục nói vì họ cảm thấy rằng bạn có cảm xúc về đề tài họ đang đề cập tới. Nếu họ quá hứng khởi về công việc kinh doanh họ sẽ nói rất nhanh và nếu bạn cũng tỏ ra nhiệt tình lắng nghe thì họ sẽ tiếp tục kể về điều đó.
4. Khuyến khích người được phỏng vấn tiếp tục khi bạn muốn họ cung cấp thêm thông tin.
a. Dùng ngôn ngữ cơ thể khuyến khích
Ví dụ: mỉm cười cổ vũ và gâtj đầu; ngồi thẳng và ngả về phía trước để tỏ ra rằng bạn quan tâm đến điều người được phỏng vấn đang nói.
b. Dùng các câu hỏi khuyến khích để cổ vũ người được phỏng vấn cung cấp thêm thông tin.
VD: “Cho tôi biết thêm về việc kinh doanh thu bán hàng của anh tiến tiển như thế nào trong năm nay.
Hay “Điều đó thú vị đấy, anh hãy tiếp tucj đi”.
c. Đừng có nói khi người được phỏng vấn yên lặng.
Cho phép người được phỏng vấn im lặng 20 giây hoặc hơn sẽ khuyến khích họ chia sẻ thêm những thông tin mà họ có thể muốn giữ cho riêng họ. Nói chung mọi người thường không thích có những khoảng yên lặng trong khi đối thoại.
Nếu bạn cảm thấy cần thêm thông tin cho một câu hỏi, khi người được phỏng vấn kết thúc câu trả lời đừng lấp khoảng thời gian yên lặng bằng những câu hỏi khác. Hãy nhìn họ cổ vũ và đừng nói gì cả - bạn sẽ ngạc nhiên với những “thú nhận” không chủ định mà bạn có được.
6. Thường xuyên hỏi lại.
Hãy dùng những “câu hỏi phản ánh” để cho phép người được phỏng vấn khẳng định lại những gì bạn nghe được.
Ví dụ: “Nếu tôi hiểu đúng thì anh đang nói…?
“Nói cách khác là..?
7. Làm rõ các điểm chính
Nhắc lại các từ ngữ then chốt để làm rõ hơn điều người được phỏng vấn nói. Hãy tỏ ra nhạy bén khi bạn làm điều đố - chờ đến khi người được phỏng vấn nói xong và đừng ngắt lời họ.
Dùng câu hỏi “thăm dò” và câu hỏi “thử thách” khi bạn muốn họ cung cấp thêm những thông tin cụ thể. Hãy nhạy bén khi người được phỏng vấn dùng những từ ngữ hay câu nói chung chung như: “thỉnh thoảng”, “thường xuyên”.. “Chúng tôi thường tăng doanh số bán hàng vào mùa xuân”. Bạn cần phải tìm hiểu xem “thường” có nghĩa là gì, có nghĩa là trong 10 năm hay chỉ đôi ba năm.
7. Tóm tắt lại.
Khi bạn đã đến cuộc phỏng vấn hoặc kết thúc một chủ đề quan trọng trong cuộc đối thoại, bạn nên tóm tắt những thong tin chính mà bạn nhận được. Điều đó sẽ giúp người được phỏng vấn làm rõ những gì bạn chưa hiểu đúng.
8. Nhớ phải ghi chú.
Việc ghi chú là rất quan trọng khi thực hiện phỏng vấn đánh giá cho vay vì nó giúp bạn có thể nhơ được những thông tin quan trọng. Có một ý tưởng hay là bạn nên để một khoảng trống trong bản Kế hoạch phỏng vấn để ghi chú cho những vấn đề then chốt. Tuy nhiên, điều quan trọng là trong lúc ghi chú bạn vẫn phải duy trì tiếp xúc bằng mắt. Hãy chỉ ghi chú những điểm cốt yêu – bạn không phải là công an đang ghi lại lời khai của nhân chứng.
-st-
