Quản lý thời gian hiệu quả

Anth

Adm
13680596_1822165418017475_4984352282045228626_n.jpg
Bạn là một người bận rộn, bạn có quá nhiều việc cần phải làm nhưng không biết sắp xếp thứ tự như thế nào để có thể xử lý nó một cách hiệu quả nhất. Vậy bạn có thể tham khảo phương pháp Eisenhower để có thể làm chủ được thời gian của chính mình.

**** Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.
Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau:

- Khẩn cấp và quan trọng - Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).

P1 - Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc vào mục nàyphải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng...
Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty...
Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình....
Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P 2.

P2 - Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc...

Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè....

Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower: Dồn sức vào việc quan trọng và không khẩn cấp

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói 'không', kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện...
Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

Lưu ý

4 mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower
- Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.
- Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước. Lưu ý là Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào đã hoàn thành.
- Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.
- Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.

Sưu tầm
 

Tin tuyển dụng mới nhất

Thống kê MXH

Tổng số chủ đề
34,574
Số bình luận
528,077
Tổng số thành viên
351,225
Thành viên mới nhất
Miss Peaches Me
Back
Bên trên