Mỗi người đều có 24 giờ/ngày để làm việc và nghỉ ngơi. Một số người có thể tận dụng 24 giờ đó một cách rất hiệu quả. Nhưng với một số người khác thì không: Các công việc vẫn còn không được giải quyết trọn vẹn, mọi kế hoạch chồng chéo lên nhau và dường như không có lúc nào để thư giãn...
Vậy sự khác biệt ở đây là gì?
Sự khác biệt đó nằm ở cách quản lý và tận dụng thời gian.
Nếu bạn chưa nắm được kỹ năng này thì hãy tham khảo qua các bức ảnh sau nhé
1. KHÔNG LÀM LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA NGƯỜI KHÁC
Vậy sự khác biệt ở đây là gì?
Sự khác biệt đó nằm ở cách quản lý và tận dụng thời gian.
Nếu bạn chưa nắm được kỹ năng này thì hãy tham khảo qua các bức ảnh sau nhé
1. KHÔNG LÀM LÃNG PHÍ THỜI GIAN CỦA NGƯỜI KHÁC
Khi bạn bắt đầu làm được việc, tiếp theo sẽ là giai đoạn bạn được người khác tin tưởng, nhờ cậy. Khi đó, càng là người có ý chí cầu tiến trong công việc, bạn sẽ càng cố gắng chấp nhận mọi lời nhờ vả mà không nỡ từ chối.
Tuy nhiên, nếu bạn đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ, khối lượng công việc vượt quá khả năng của bản thân, điều đó không chỉ khiến chất lượng công việc bị giảm sút mà thậm chí bạn còn đánh mất niềm tin của người khác, vì đã làm lãng phí thời gian của họ và của chính bạn.
Nên nhớ rằng, làm lãng phí thời gian của người khác chính là vi phạm quy định một cách nghiêm trọng.
2. SẮP XẾP THỨ TỰ ƯU TIÊN TRONG CÔNG VIỆC
Tuy nhiên, nếu bạn đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ, khối lượng công việc vượt quá khả năng của bản thân, điều đó không chỉ khiến chất lượng công việc bị giảm sút mà thậm chí bạn còn đánh mất niềm tin của người khác, vì đã làm lãng phí thời gian của họ và của chính bạn.
Nên nhớ rằng, làm lãng phí thời gian của người khác chính là vi phạm quy định một cách nghiêm trọng.
2. SẮP XẾP THỨ TỰ ƯU TIÊN TRONG CÔNG VIỆC
Công việc chồng chất trong một khoảng thời gian giới hạn, không biết phải đặt công việc nào lên vị trí ưu tiên. Chắc hẳn ai cũng từng trải qua tình huống như vậy.
Những lúc như vậy, có một bí quyết giúp bạn nhanh chóng đưa ra quyết định, đó chính là quyết định trước thứ tự ưu tiên rõ ràng trong tâm trí của bạn.
Trong một khoảng thời gian hạn hẹp, nếu như bạn nóng vội và muốn giải quyết tất cả, cuối cùng mọi việc sẽ chỉ hoàn thành ở mức độ nửa vời, uy tín của bạn sẽ rớt giá thảm hại. Nếu biết phân bố thời gian một cách hợp lý và quyết định sẵn thứ tự ưu tiên trước khi sự việc xảy ra, thời gian của bạn sẽ không bị trôi qua một cách lãng phí.
3. LÀM NGAY LẬP TỨC
Những lúc như vậy, có một bí quyết giúp bạn nhanh chóng đưa ra quyết định, đó chính là quyết định trước thứ tự ưu tiên rõ ràng trong tâm trí của bạn.
Trong một khoảng thời gian hạn hẹp, nếu như bạn nóng vội và muốn giải quyết tất cả, cuối cùng mọi việc sẽ chỉ hoàn thành ở mức độ nửa vời, uy tín của bạn sẽ rớt giá thảm hại. Nếu biết phân bố thời gian một cách hợp lý và quyết định sẵn thứ tự ưu tiên trước khi sự việc xảy ra, thời gian của bạn sẽ không bị trôi qua một cách lãng phí.
3. LÀM NGAY LẬP TỨC
Sau khi kết thúc một cuộc họp lớn, thường sẽ có công việc phát sinh sau đó như soạn biên bản nội dung cuộc họp hay những công việc vặt khác. Tuy nhiên lúc này, tâm lý của chúng ta sẽ là đặt công việc sang một bên, “Nghỉ xả hơi chút đã... Đồng thời, cho dù nhận được e-mail trao đổi về công việc, sau khi xác nhận nội dung, chúng ta lại có tâm lý “Để giải quyết sau cũng được.”
Tuy nhiên, hành động này sẽ gây ra hậu quả rất tiêu cực, thời gian làm việc bị kéo dài dẫn đến các công việc chồng chéo lên nhau. Ví dụ như thay vì mất 1-2 phút hoàn thiện biên bản ngay sau cuộc họp, bạn có thể mất hàng giờ đồng hồ để nhớ lại các chi tiết cuộc họp từ vài ngày trước và phải trình bày chi tiết, đẹp đẽ mới có thể trình lên cấp trên.
“Làm ngay lập tức” không chỉ là hành động mang lại hiệu quả vô cùng lớn cho quỹ thời gian của bạn mà còn khiến đồng nghiệp có ấn tượng tốt về tốc độ xử lý công việc nhanh nhạy của bạn.
4. MỘT MŨI TÊN TRÚNG HAI ĐÍCH
Tuy nhiên, hành động này sẽ gây ra hậu quả rất tiêu cực, thời gian làm việc bị kéo dài dẫn đến các công việc chồng chéo lên nhau. Ví dụ như thay vì mất 1-2 phút hoàn thiện biên bản ngay sau cuộc họp, bạn có thể mất hàng giờ đồng hồ để nhớ lại các chi tiết cuộc họp từ vài ngày trước và phải trình bày chi tiết, đẹp đẽ mới có thể trình lên cấp trên.
“Làm ngay lập tức” không chỉ là hành động mang lại hiệu quả vô cùng lớn cho quỹ thời gian của bạn mà còn khiến đồng nghiệp có ấn tượng tốt về tốc độ xử lý công việc nhanh nhạy của bạn.
4. MỘT MŨI TÊN TRÚNG HAI ĐÍCH
Trong kinh doanh, thời gian luôn là thứ bị hạn chế trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, vậy nên thứ vũ khí hữu hiệu nhất lúc này chính là tốc độ. Nếu bạn dành thời gian cho một việc nhưng lại có thể phục vụ cho mục đích khác nữa, chắc chắn thời gian bạn cần để hoàn thành công việc sẽ được rút ngắn, qua đó bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc trong quỹ thời gian hạn hẹp.
Đừng mang ý nghĩ “Kết quả mình làm được sẽ như thế này”, mà nên tự hỏi rằng “Mình có thể sử dụng khoảng thời gian này để làm một việc gì khác được không nhỉ?”
Khi có thể biến lối suy nghĩ này thành thói quen, sự thể hiện của bạn trong công việc sẽ ngày càng hiệu quả, hơn nữa bạn còn có thể nhận được món quà “khuyến mãi” vô cùng giá trị, đó là có thêm thời gian để giải quyết những công việc khác.
5. THỨC DẬY SỚM VÀ GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Đừng mang ý nghĩ “Kết quả mình làm được sẽ như thế này”, mà nên tự hỏi rằng “Mình có thể sử dụng khoảng thời gian này để làm một việc gì khác được không nhỉ?”
Khi có thể biến lối suy nghĩ này thành thói quen, sự thể hiện của bạn trong công việc sẽ ngày càng hiệu quả, hơn nữa bạn còn có thể nhận được món quà “khuyến mãi” vô cùng giá trị, đó là có thêm thời gian để giải quyết những công việc khác.
5. THỨC DẬY SỚM VÀ GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Khi làm việc từ sáng sớm, sẽ không có người làm phiền nên chúng ta có thể tập trung suy nghĩ cho công việc. Ngoài ra sẽ không có e-mail mới phát sinh nên chúng ta có thể xử lý nốt những e-mail còn tồn đọng, chưa giải quyết.
Hơn nữa vào buổi sáng, tâm trí chúng ta đang ở trạng thái tỉnh táo, tốc độ xử lý công việc cũng đạt trạng thái tối ưu. Bởi thế dù là công việc hết sức khó khăn, nếu có thể làm vào buổi sáng thì bạn có thể nhanh chóng giải quyết.
Hơn nữa vào buổi sáng, tâm trí chúng ta đang ở trạng thái tỉnh táo, tốc độ xử lý công việc cũng đạt trạng thái tối ưu. Bởi thế dù là công việc hết sức khó khăn, nếu có thể làm vào buổi sáng thì bạn có thể nhanh chóng giải quyết.
Nguồn: Alpha Books
