Dùng tai nghe trong văn phòng, đề xuất những ngày không họp hay hạn chế kiểm tra email vào cuối tuần... là vài cách để ngày làm việc tốt hơn.
Năm 2017, một khảo sát của Hiệp hội tâm lý Mỹ cho thấy 61% số người được hỏi trả lời rằng công việc là nguồn lo lắng hàng đầu của họ. Steve Jobs từng có phát ngôn đầy tranh cãi: "Bạn cần phải yêu thích việc bạn làm". Nó là một trong những lời khích lệ thông thường, được một nhà tỷ phú nói một cách dễ dàng, mà có thể khiến nhiều người cảm thấy không thỏa đáng.
Nhưng công việc không đến nỗi khủng khiếp. Chúng ta có thể cảm thấy hài lòng trong công việc bằng cách giảm bớt một số căng thẳng không cần thiết. Thử tham khảo 9 biện pháp sau, được lược trích từ quyển sách "Eat Sleep Work Repeat: 30 Hacks for Bringing Joy to Your Job" của tác giả Bruce Daisley, cựu phó chủ tịch Twitter tại châu Âu.
Một buổi sáng tránh xao lãng
Một nghiên cứu cho thấy trong số các kỹ sư phần mềm thực hiện 5 dự án cùng một lúc, họ mất 75% thời gian phân tâm giữa các dự án, chỉ còn có 5% tập trung làm việc theo từng dự án trong trạng thái mờ mịt.
Khi có thể tránh được phân tâm, chúng ta sẽ thấy ngạc nhiên với khả năng của trí não có thể mở ra. Nhà văn Cal Newport gọi dòng tinh thần này là "deep work" (khả năng làm việc ở mức tập trung cao độ mà không có bất kỳ sự sao nhãng nào làm ảnh hưởng).
Ông nói rằng rất nhiều doanh nhân, đặc biệt là các CEO công ty khởi nghiệp nhỏ, sử dụng một hay hai giờ đầu ngày để đạt được khả năng làm việc ở mức tập trung cao. Để không bị sao nhãng, họ sẽ quy định, "Đừng làm phiền tôi trước 11 giờ sáng". Ngay cả khi chỉ dành 90 phút tập trung một hoặc hai lần một tuần có thể mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc.
Khuyến khích dùng tai nghe
Một số vị sếp thường khiển trách nhân viên trẻ việc sử dụng tai nghe. Họ cho rằng chúng gây bất lợi cho tương tác với đồng nghiệp và ý thức về tập thể.
Trên thực tế, các văn phòng cho phép dùng tai nghe có thể đạt được năng suất cao hơn đáng kể, và nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi họ có thể tập trung và hoàn thành công việc. Vì vậy, thay vì cấm dùng tai nghe, các nhóm có thể được phép quy định thời gian dùng khi muốn tập trung hơn.
Theo Ben Waber, Nhà sáng lập công ty về phân tích nơi làm việc Humanyze, các cuộc thảo luận trong văn phòng nên được ấn định vào một số thời điểm nhất định trong ngày, khoảng giờ dùng bữa trưa và trước khi mọi người rời khỏi công ty vào cuối ngày. Những thời điểm đó có thể được xem là thời điểm không có tai nghe.
Họp trong lúc đi bộ
Ngồi tại bàn làm việc – hoặc trong các cuộc họp – có thể góp phần làm cho chúng ta kiệt sức. Ngược lại, đối với nhiều người, đi bộ lại tiếp thêm năng lượng cho cơ thể mệt mỏi và khai sáng óc sáng tạo.
Trong nghiên cứu về ảnh hưởng của việc đi bộ đối với sự sáng tạo, Marily Oppezzo và Daniel Schwartz ở Đại học Stanford nhận thấy 81% người tham gia có được những đề xuất sáng tạo trong lúc đi bộ hơn là ngồi một chỗ.
Lúc đầu, đề xuất cuộc họp trong lúc tản bộ với đồng nghiệp có thể gặp khó khăn. Nhưng hãy duy trì nó và thử các khoảng thời gian khác nhau. Nơi tản bộ cũng là vấn đề. Một nghiên cứu khác, vào năm 2012, cho thấy tản bộ 50 phút ngoài trời có thể hỗ trợ cho sự tập trung và khơi mở tâm trí.
Đề xướng những ngày không họp
Cuộc điều tra khoa học của Alex Pentland, Giáo sư ở Học viện Công nghệ Massachusetts, nghiên cứu về các hành động trong văn phòng thực sự mang đến những đột phá trong sáng tạo, hoặc thậm chí tăng năng suất.
Một trong những khám phá là trong khi các cuộc họp mang lại khoảng 2% thành công trong công việc, cuộc thảo luận trực tiếp mang đến khả năng gần gấp 20 lần. Vì vậy, theo dữ liệu này, tìm cách xác định những cuộc họp không mang lại hiệu quả và hủy bỏ chúng để mang lại kết quả tốt hơn. Trào lưu "Ngày thứ ba không họp hành" ra đời từ đây.
Thay thế thuyết trình bằng bài đọc
Lấy trường hợp Jeff Bezos làm ví dụ. Ở Amazon, cuộc họp thường bắt đầu trong im lặng, khi người tham dự đọc tài liệu được chuẩn bị cho thảo luận sau đó. "Chúng tôi không có các bài thuyết trình bằng Power Point ở Amazon", Bezons viết trong lá thư gửi các cổ đông. "Thay vào đó, chúng tôi chuẩn bị các tài liệu dài 6 trang dưới dạng tường thuật".
Ban đầu, điều này có vẻ khủng khiếp. Đột nhiên, chúng ta trở lại thời học sinh, bị căng thẳng do đứa bạn kế bên xin thêm giấy trong khi ta đang lính quýnh lật trang đầu tiên. Nhưng khoa học lại ủng hộ phương thức của Bezos. Theo đó, động lực đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề ở cuộc họp chính là thảo luận, chứ không phải ai đó trình bày bằng PowerPoint.
Nhóm chuyên gia của Carnegie Mellon, Học viện công nghệ Massachusetts, Cao đẳng Union từng thí nghiệm bằng cách chia gần 700 người thành những nhóm nhỏ và đưa họ các vấn đề khác nhau để giải quyết. Kết quả, các nhóm gặp thất bại thường bị chi phối bởi 1 hay 2 thành viên vượt trội, trong khi, các nhóm đạt thành công thì mọi người có năng lực ngang nhau.
Tận hưởng cuối tuần không email
Sếp thường có ảnh hưởng đến cuộc sống của nhân viên hơn mức họ nhận thấy. Các nhà nghiên cứu từ Microsoft nhận ra mỗi người quản lý thường có thêm khoảng thời gian làm việc ngoài giờ hành chính. Ví dụ như gửi email vào tối chủ nhật hoặc các buổi tối các ngày trong tuần. Họ gửi các thông tin trực tiếp 20 phút một lần.
Nhưng vấn đề là, có bằng chứng cho thấy làm việc liên tục không mang lại lợi ích tốt. Một nửa số nhân viên kiểm tra email ngoài giờ làm việc có dấu hiệu căng thẳng. Tất nhiên, ranh giới giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi không được rõ ràng. Giáp sư John Pencavel của Đại học Stanford phát hiện các nhân viên làm việc đạt hiệu quả trong khoảng thời gian 48 giờ một tuần hơn là 56 giờ một tuần. Nhân viên làm việc hiệu quả hơn khi được nghỉ ngơi nhiều hơn.
Cấm điện thoại trong cuộc họp
Tất cả chúng ta đều hiểu điện thoại thường có sức hấp dẫn, ngay cả sự hiện diện của chúng gây phân tâm khủng khiếp. Do đó, cấm điện thoại có thể giúp các cuộc họp trở thành các tương tác trực diện thực sự. Có một nghiên cứu cụ thể như sau.
Trong một thử nghiệm gần đây, người tham gia thực hiện một bài kiểm tra trong lúc đặt điện thoại ở trước mặt, trong túi hoặc là ở một phòng khác. Những người để điện thoại ở một phòng khác thực hiện bài kiểm tra tốt hơn.
Theo giải thích của nhà nghiên cứu, "Ý thức ngăn bạn nghĩ đến điện thoại, nhưng quá trình đòi hỏi bản thân không nghĩ về điều đó lại vận dụng khả năng nhận thức của bạn. Nó gọi là hiện tượng mất chất xám".
Đi café với đồng nghiệp
Giáo sư Sigart Barsade của Đại học Kinh doanh Wharton nói rằng hòa hợp với đồng nghiệp giúp chúng ta thuận lợi nhiều hơn trong công việc. Hầu hết chúng ta, nếu được hỏi về khoảng thời gian yêu thích trong sự nghiệp, sẽ nhớ lại thời gian có mối giao tiếp và tình cảm trong tập thể.
Công ty phân tích về nơi làm việc Humanyze cũng phát hiện ra rằng, khi các đồng nghiệp có khoảng thời gian 15 phút đi café cùng nhau, sự gắn kết trong nhóm tăng lên 18% và năng suất tập thể của nhóm tăng lên gần một phần tư.
Cười, giao tiếp
Mark de Rond, nhà dân tộc học có 6 tháng làm việc ở 1 bệnh viện dã chiến tại Afghanistan, nói dù có sự cố thương vong nhưng nhờ sự hài hước đã mang đến nguồn động lực cho đội phẫu thuật.
Chuyên gia về sinh tồn Laurence Gonzales cho rằng tiếng cười tạo nên cảm giác tích cực, sự kiên cường, ngay cả trong tình huống ảm đạm nhất. Dù hầu hết các nơi làm việc không giống như chiến trường, rõ ràng là sự hài hước giúp chúng ta tỉnh táo và vượt qua khó khăn.
Giáo sư Robert Province, chuyên gia hàng đầu thế giới về tiếng cười, cho rằng cũng giống như tiếng chim hót hoặc tiếng sói hú, con người dùng tiếng cười để kết nối với nhau, để đạt được sự thống nhất. "Tiếng cười là tín hiệu tinh túy trong giao tiếp xã hội của con người", ông nói.
Link báo gốc: 9 cách giúp cho ngày làm việc tốt hơn - VnExpress Kinh Doanh
Năm 2017, một khảo sát của Hiệp hội tâm lý Mỹ cho thấy 61% số người được hỏi trả lời rằng công việc là nguồn lo lắng hàng đầu của họ. Steve Jobs từng có phát ngôn đầy tranh cãi: "Bạn cần phải yêu thích việc bạn làm". Nó là một trong những lời khích lệ thông thường, được một nhà tỷ phú nói một cách dễ dàng, mà có thể khiến nhiều người cảm thấy không thỏa đáng.
Nhưng công việc không đến nỗi khủng khiếp. Chúng ta có thể cảm thấy hài lòng trong công việc bằng cách giảm bớt một số căng thẳng không cần thiết. Thử tham khảo 9 biện pháp sau, được lược trích từ quyển sách "Eat Sleep Work Repeat: 30 Hacks for Bringing Joy to Your Job" của tác giả Bruce Daisley, cựu phó chủ tịch Twitter tại châu Âu.
Một buổi sáng tránh xao lãng
|
Những giờ đầu ngày là lúc có thể mang lại khả năng tập trung cao. Đồ họa: WSJ |
Công việc thời hiện đại thường gặp nhiều gián đoạn và các chuyên gia lập luận rằng thời gian quay trở lại trạng thái tập trung sau bất kỳ sự xao lãng nào có thể mất tới 8 phút.Một nghiên cứu cho thấy trong số các kỹ sư phần mềm thực hiện 5 dự án cùng một lúc, họ mất 75% thời gian phân tâm giữa các dự án, chỉ còn có 5% tập trung làm việc theo từng dự án trong trạng thái mờ mịt.
Khi có thể tránh được phân tâm, chúng ta sẽ thấy ngạc nhiên với khả năng của trí não có thể mở ra. Nhà văn Cal Newport gọi dòng tinh thần này là "deep work" (khả năng làm việc ở mức tập trung cao độ mà không có bất kỳ sự sao nhãng nào làm ảnh hưởng).
Ông nói rằng rất nhiều doanh nhân, đặc biệt là các CEO công ty khởi nghiệp nhỏ, sử dụng một hay hai giờ đầu ngày để đạt được khả năng làm việc ở mức tập trung cao. Để không bị sao nhãng, họ sẽ quy định, "Đừng làm phiền tôi trước 11 giờ sáng". Ngay cả khi chỉ dành 90 phút tập trung một hoặc hai lần một tuần có thể mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc.
Khuyến khích dùng tai nghe
Một số vị sếp thường khiển trách nhân viên trẻ việc sử dụng tai nghe. Họ cho rằng chúng gây bất lợi cho tương tác với đồng nghiệp và ý thức về tập thể.
Trên thực tế, các văn phòng cho phép dùng tai nghe có thể đạt được năng suất cao hơn đáng kể, và nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi họ có thể tập trung và hoàn thành công việc. Vì vậy, thay vì cấm dùng tai nghe, các nhóm có thể được phép quy định thời gian dùng khi muốn tập trung hơn.
Theo Ben Waber, Nhà sáng lập công ty về phân tích nơi làm việc Humanyze, các cuộc thảo luận trong văn phòng nên được ấn định vào một số thời điểm nhất định trong ngày, khoảng giờ dùng bữa trưa và trước khi mọi người rời khỏi công ty vào cuối ngày. Những thời điểm đó có thể được xem là thời điểm không có tai nghe.
Họp trong lúc đi bộ
|
Các cuộc họp trong lúc đi bộ có thể nảy ra nhiều ý tưởng hơn ngồi một chỗ. Đồ họa: WSJ |
Ngồi tại bàn làm việc – hoặc trong các cuộc họp – có thể góp phần làm cho chúng ta kiệt sức. Ngược lại, đối với nhiều người, đi bộ lại tiếp thêm năng lượng cho cơ thể mệt mỏi và khai sáng óc sáng tạo.
Trong nghiên cứu về ảnh hưởng của việc đi bộ đối với sự sáng tạo, Marily Oppezzo và Daniel Schwartz ở Đại học Stanford nhận thấy 81% người tham gia có được những đề xuất sáng tạo trong lúc đi bộ hơn là ngồi một chỗ.
Lúc đầu, đề xuất cuộc họp trong lúc tản bộ với đồng nghiệp có thể gặp khó khăn. Nhưng hãy duy trì nó và thử các khoảng thời gian khác nhau. Nơi tản bộ cũng là vấn đề. Một nghiên cứu khác, vào năm 2012, cho thấy tản bộ 50 phút ngoài trời có thể hỗ trợ cho sự tập trung và khơi mở tâm trí.
Đề xướng những ngày không họp
Cuộc điều tra khoa học của Alex Pentland, Giáo sư ở Học viện Công nghệ Massachusetts, nghiên cứu về các hành động trong văn phòng thực sự mang đến những đột phá trong sáng tạo, hoặc thậm chí tăng năng suất.
Một trong những khám phá là trong khi các cuộc họp mang lại khoảng 2% thành công trong công việc, cuộc thảo luận trực tiếp mang đến khả năng gần gấp 20 lần. Vì vậy, theo dữ liệu này, tìm cách xác định những cuộc họp không mang lại hiệu quả và hủy bỏ chúng để mang lại kết quả tốt hơn. Trào lưu "Ngày thứ ba không họp hành" ra đời từ đây.
Thay thế thuyết trình bằng bài đọc
|
Hiệu quả cuộc họp đến từ thảo luận chứ không phải nghe thuyết trình. Đồ họa: WSJ |
Lấy trường hợp Jeff Bezos làm ví dụ. Ở Amazon, cuộc họp thường bắt đầu trong im lặng, khi người tham dự đọc tài liệu được chuẩn bị cho thảo luận sau đó. "Chúng tôi không có các bài thuyết trình bằng Power Point ở Amazon", Bezons viết trong lá thư gửi các cổ đông. "Thay vào đó, chúng tôi chuẩn bị các tài liệu dài 6 trang dưới dạng tường thuật".
Ban đầu, điều này có vẻ khủng khiếp. Đột nhiên, chúng ta trở lại thời học sinh, bị căng thẳng do đứa bạn kế bên xin thêm giấy trong khi ta đang lính quýnh lật trang đầu tiên. Nhưng khoa học lại ủng hộ phương thức của Bezos. Theo đó, động lực đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề ở cuộc họp chính là thảo luận, chứ không phải ai đó trình bày bằng PowerPoint.
Nhóm chuyên gia của Carnegie Mellon, Học viện công nghệ Massachusetts, Cao đẳng Union từng thí nghiệm bằng cách chia gần 700 người thành những nhóm nhỏ và đưa họ các vấn đề khác nhau để giải quyết. Kết quả, các nhóm gặp thất bại thường bị chi phối bởi 1 hay 2 thành viên vượt trội, trong khi, các nhóm đạt thành công thì mọi người có năng lực ngang nhau.
Tận hưởng cuối tuần không email
Sếp thường có ảnh hưởng đến cuộc sống của nhân viên hơn mức họ nhận thấy. Các nhà nghiên cứu từ Microsoft nhận ra mỗi người quản lý thường có thêm khoảng thời gian làm việc ngoài giờ hành chính. Ví dụ như gửi email vào tối chủ nhật hoặc các buổi tối các ngày trong tuần. Họ gửi các thông tin trực tiếp 20 phút một lần.
Nhưng vấn đề là, có bằng chứng cho thấy làm việc liên tục không mang lại lợi ích tốt. Một nửa số nhân viên kiểm tra email ngoài giờ làm việc có dấu hiệu căng thẳng. Tất nhiên, ranh giới giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi không được rõ ràng. Giáp sư John Pencavel của Đại học Stanford phát hiện các nhân viên làm việc đạt hiệu quả trong khoảng thời gian 48 giờ một tuần hơn là 56 giờ một tuần. Nhân viên làm việc hiệu quả hơn khi được nghỉ ngơi nhiều hơn.
Cấm điện thoại trong cuộc họp
|
Không mang điện thoại vào phòng họp là cách để tập trung tốt. Đồ họa: WSJ |
Tất cả chúng ta đều hiểu điện thoại thường có sức hấp dẫn, ngay cả sự hiện diện của chúng gây phân tâm khủng khiếp. Do đó, cấm điện thoại có thể giúp các cuộc họp trở thành các tương tác trực diện thực sự. Có một nghiên cứu cụ thể như sau.
Trong một thử nghiệm gần đây, người tham gia thực hiện một bài kiểm tra trong lúc đặt điện thoại ở trước mặt, trong túi hoặc là ở một phòng khác. Những người để điện thoại ở một phòng khác thực hiện bài kiểm tra tốt hơn.
Theo giải thích của nhà nghiên cứu, "Ý thức ngăn bạn nghĩ đến điện thoại, nhưng quá trình đòi hỏi bản thân không nghĩ về điều đó lại vận dụng khả năng nhận thức của bạn. Nó gọi là hiện tượng mất chất xám".
Đi café với đồng nghiệp
Giáo sư Sigart Barsade của Đại học Kinh doanh Wharton nói rằng hòa hợp với đồng nghiệp giúp chúng ta thuận lợi nhiều hơn trong công việc. Hầu hết chúng ta, nếu được hỏi về khoảng thời gian yêu thích trong sự nghiệp, sẽ nhớ lại thời gian có mối giao tiếp và tình cảm trong tập thể.
Công ty phân tích về nơi làm việc Humanyze cũng phát hiện ra rằng, khi các đồng nghiệp có khoảng thời gian 15 phút đi café cùng nhau, sự gắn kết trong nhóm tăng lên 18% và năng suất tập thể của nhóm tăng lên gần một phần tư.
Cười, giao tiếp
|
Cười là cách để giao tiếp hiệu quả và tạo cảm giác tích cực. Đồ họa: WSJ |
Mark de Rond, nhà dân tộc học có 6 tháng làm việc ở 1 bệnh viện dã chiến tại Afghanistan, nói dù có sự cố thương vong nhưng nhờ sự hài hước đã mang đến nguồn động lực cho đội phẫu thuật.
Chuyên gia về sinh tồn Laurence Gonzales cho rằng tiếng cười tạo nên cảm giác tích cực, sự kiên cường, ngay cả trong tình huống ảm đạm nhất. Dù hầu hết các nơi làm việc không giống như chiến trường, rõ ràng là sự hài hước giúp chúng ta tỉnh táo và vượt qua khó khăn.
Giáo sư Robert Province, chuyên gia hàng đầu thế giới về tiếng cười, cho rằng cũng giống như tiếng chim hót hoặc tiếng sói hú, con người dùng tiếng cười để kết nối với nhau, để đạt được sự thống nhất. "Tiếng cười là tín hiệu tinh túy trong giao tiếp xã hội của con người", ông nói.
Phiên An (theo Wall Street Journal)
Link báo gốc: 9 cách giúp cho ngày làm việc tốt hơn - VnExpress Kinh Doanh
