[FONT=Helvetica Neue]Cách đây một thời gian mình đã viết một status với tựa đề:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]NHỮNG YẾU TỐ TẠO NÊN MỘT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Nhưng lúc đó chưa có thời gian viết như một bản nháp. Hôm nay nửa đêm rỗi rãi ngồi viết đôi dòng hi vọng sẽ giúp ích cho các bạn một chút gì đó.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Trong cuộc sống hiện nay với thời đại công nghệ thông tin thì con người ta đã bước tới một cuộc sống số mới mẻ hiện đại thì việc viết gửi và nhận email đang dần là một trong những công việc thường ngày của con người. Email trao đổi công việc, học tập, liên hệ làm quen hợp tác, cảm ơn, xin lỗi, gửi tài liệu, công văn, hồ sơ,… Do đó việc soạn thảo email là điều rất cần thiết.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Để có được một email chuyên nghiệp cần chú ý các khía cạnh sau:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]A. HÌNH THỨC.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]1. Địa chỉ email:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Lập địa chỉ email phù hợp với mục đích của nó, khi liên hệ với đối tác cần một email thể hiện sự chín chắn, đứng đắn và lịch sự. Nên chọn những email thể hiện tên và chức vụ, đơn vị công tác của bạn hay trường lớp khoa mà bạn đang theo học để người nhận dẽ dàng phân biệt ra bạn trong hàng trăm email mà họ nhận được …[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Tránh những tên email như cobemuadong@… hay ice_cream@,… hay đại loại như thế làm cho người nhận cảm thấy bạn mơ mộng hão huyền.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]2. Tên Email:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Khi gửi mail thì người đọc nhận sẽ nhìn thấy tên người gửi mà ẩn đi địa chỉ email. Do đó nên đặt tên đúng với họ tên hay công việc đơn vị học tập và làm việc của mình ví như Nguyễn Văn A hay A Nguyễn Văn.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]3. Chữ ký:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Đây là phần đính kèm của email. Chữ ký này bạn nên để họ và tên, công việc, địa chỉ liên hệ, trường, lớp, khoa, khóa học,…[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Chú ý nên để font dễ đọc, size chữ nhỏ, màu chữ đen[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]4. Tiêu đề nội dung email:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Thể hiện rõ mục đích của việc gửi mail. Cách đặt tiêu đề nên ngắn gọn, ngôn từ chính xác.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Có thể dang như: ( Mục đích gửi mail ): Nội dung của mail[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]B. NỘI DUNG.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]1. Lời chào:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Đầu tiên là một lời chào có thể linh hoạt như: Chào chị A, Gửi chị A, Dear A,… xác định đúng đối tượng để chào hỏi cho đúng với yêu cầu.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Có thể giới thiệu một đôi dòng về bạn công việc của bạn, đơn vị công tác hay trường lớp,…[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]2. Nội dung:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]- Note nội dung theo 1,2,3 nếu nội dung gửi mail nhiều vấn đề khác nhau.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Enter để tạo khoảng trắng giữa các đoạn cho dễ đọc.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]- Nếu có quá nhiều ý quá khác nhau về nội dung thì nên gửi thêm một email riêng rẽ. Không chọn hình thức gửi tiếp vì họ dễ bỏ qua email đầu tiên.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]- Cần tìm hiểu về người mình gửi mail và xác định họ mạnh cái gì, mình mạnh cái gì để có thể đưa ra những nội dung phù hợp.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]- Thông tin quá nhiều cho một lần gửi, thì nên chia nhỏ thông tin để chuyển nhé ^[1]
[FONT=Helvetica Neue]3. Lời kết:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Hỏi xem ý của nm như thế nào, ý mình đưa ra có hay không???[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Một lời cảm ơn, một lời chúc như: Have a nice/great day, chúc bạn có một ngày làm việc hiệu quả, buổi sáng tốt lành,…[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]C. ĐIỀU KIỆN ĐỂ GỬI MAIL.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]1. Thời gian:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Điều kiện để gửi email là thông tin không cần phản hồi gấp. Có thể nhận trong thời gian 1,2 ngày cũng có thể là 1 tuần[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Hay cũng có thể là không cần nhận sự hồi đáp như email quảng cáo giới thiệu hay chào hàng.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Không gửi email khi có việc gấp rút cần giải quyết ngay, khi đó bạn nên chọn hình thức chat hay gọi điện thoại[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]2. Người nhận:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Người nhận phải có sự check mail đảm bảo họ có check trong thời gian mà mình chờ đợi được.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]3. Bạn phải sáng suốt:[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Khi gửi email tránh trường hợp bạn đang ở trong một thế mệt mỏi mất tập trung cáu giận , giận dữ, bực mình vì rất dễ làm hỏng chuyện bởi người nhận có thể nhận email sau 4,5h đồng hỗ hay 1,2 ngày sau họ mới check để kiểm tra.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]D. KINH NGHIỆM, MẸO NHỎ[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]1. Nên điền địa chỉ gửi mail cuối cùng sau khi hoàn thành nội dung gửi, tải lên tệp đính kèm[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Khi gửi mail thường hay lỡ tay nhấn send khi nội dung chưa soạn xong nên khi soạn xong email và xem lại kỹ mới điền địa chỉ mail gửi.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue] Tránh trường hợp gửi mail khi chưa hoàn thành nội dung hay quên gửi file đính kèm.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]2. Hạn chế viết chữ in hoa hay chữ in đậm quá nhiều và dài trong email[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Khi viết mail hạn chế viết chữ in hoa, chữ in đậm vì sẽ tạo cho người khác cảm nhận được mình đang to tiếng la mắng họ.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Nếu cần nhấn mạnh ý chỉ nên viết chữ in hoa in đậm tầm 1,2 từ không chọn cả cụm từ hay cả một câu.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]3. Chú ý khi xưng hô trong email, tùy vào trường hợp mà ta có thể xưng hô khác nhau như quý công ty, chị, em, mình, bạn,tôi,…[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]Cần xem đối tượng của mình là ai, mình cần gì ở họ và họ cần gì ở mình để chọn xưng hô phù hợp để không đưa mình vào thế bí cũng như quá hỗn láo khi xưng hô.[/FONT]
[FONT=Helvetica Neue]
< Ant>[/FONT]
/FONT ↩︎