SẮP XẾP, LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TÍN DỤNG KHOA HỌC

Gởi mấy anh, chị
Hiện tại em mới về PGD, nhưng gặp khó khăn trong vấn đề lưu trữ, sắp xếp hồ sơ tín dụng của các bạn chuyên viên đưa qua phòng em lưu. Nhờ mấy anh chị có kinh nghiệm chia sẻ giúp em với ạ, hiện tại em gặp các vấn đề sau:
+ Hồ sơ kẹp bằng kẹp giấy để trong tủ hồ sơ nhìn rất lộn xộn, để hồ sơ đứng lâu ngày sẽ bị cong tập hồ sơ, mà hồ sơ tín dụng bắt buộc lưu cả chục năm, em có lưu theo tháng và đánh số thứ tự
+ Anh chị thường sử dụng kiểu File gì để lưu hồ sơ ạ. (loại cột dây hay theo bấm lỗ hồ sơ)
Mong nhận chia sẻ từ các A/C. Em cảm ơn.

 

[tommytrungtran]

+ Bạn mua bìa cứng để từng bộ hồ sơ, ghi đầy đủ thông tin bên ngoài bìa cứng. Sau đó để vào từng sọt đánh số thứ tự thì dễ quản lý nhất.

 

[Trần Thị Thanh Tuyền]

Nếu cơ quan có nhiều nơi để hồ sơ thì mình nghĩ nên bấm lỗ để lưu hồ sơ vì tiện lấy ra vào. Chứ buộc dây mình thì nhanh nhưng khi lục hồ sơ cực lắm. Mỗi bộ hồ sơ sẽ dùng kẹp bướm kẹp lại, bấm lổ, cho vào bìa còng. Gáy bìa còng bạn nếu cơ quan ko quy định cách lưu thì bạn nên làm gáy bìa còng là năm của hồ sơ, số hợp đồng, tên khách hàng. Bạn sắp theo thứ tự số hợp đồng rồi để theo năm vậy là bạn có thể kiểm soát được rồi. Kỷ tính hơn nữa thì bạn làm bản excel theo danh sách hồ sơ lưu thực tế mà bạn đã lưu. Ghi chú những cái bạn cần ghi chú,...v.v.v. Khi hồ sơ hết hạn lưu hay tất toán gì đó bạn ghi chú, bôi màu làm dấu,...Mình cũng đang lưu hồ sơ theo cách này, . Hy vọng là có thể giúp được bạn. Hoặc có anh chị nào có kinh nghiệm hơn thì bạn tổng hợp nhe .

 

[hoadalanh]

Nếu cơ quan có nhiều nơi để hồ sơ thì mình nghĩ nên bấm lỗ để lưu hồ sơ vì tiện lấy ra vào. Chứ buộc dây mình thì nhanh nhưng khi lục hồ sơ cực lắm. Mỗi bộ hồ sơ sẽ dùng kẹp bướm kẹp lại, bấm lổ, cho vào bìa còng. Gáy bìa còng bạn nếu cơ quan ko quy định cách lưu thì bạn nên làm gáy bìa còng là năm của hồ sơ, số hợp đồng, tên khách hàng. Bạn sắp theo thứ tự số hợp đồng rồi để theo năm vậy là bạn có thể kiểm soát được rồi. Kỷ tính hơn nữa thì bạn làm bản excel theo danh sách hồ sơ lưu thực tế mà bạn đã lưu. Ghi chú những cái bạn cần ghi chú,...v.v.v. Khi hồ sơ hết hạn lưu hay tất toán gì đó bạn ghi chú, bôi màu làm dấu,...Mình cũng đang lưu hồ sơ theo cách này, . Hy vọng là có thể giúp được bạn. Hoặc có anh chị nào có kinh nghiệm hơn thì bạn tổng hợp nhe .

Cảm ơn bạn đã góp ý nha, hiện tại mình có làm 1 File excel để quản lý. Còn hồ sơ cứng thì mình đang hỏi thăm cách làm của các ngân hàng khác. Phần thì mình cũng mới vào, có làm việc tại chi nhánh một thời gian nhưng thấy hồ sơ chi nhánh để các bạn chuyên viên tự quản, giờ mình về PGD nên muốn tìm cách quản lý hồ sơ lưu cho khoa học. Mình cũng có nghĩ đến dùng bìa còng để quản lý nhưng mình đang gặp vấn đề với bìa còng là Khách hàng ở PGD khoảng 1 năm là vay lại rồi nên mỗi lần như vậy gỡ để lấy từng hồ sơ rất cực (vì 1 bìa còng lưu được 3-5 bộ hồ sơ), các bạn chuyên viên mượn thì muốn lấy riêng bộ hồ sơ đó ra, rồi lại gắn các hso khác vào rất dễ bị thất lạc giấy tờ của các hồ sơ khác - vì vấn đề này nên mình mới phân vân có nên dùng bìa còng đó bạn.
mình có tham khảo ở một ngân hàng khác là dùng Bì thư A4 để lưu riêng từng bộ hồ sơ ( có ghi chú tên khách hàng, số tiền, ngày tháng GN để quản lý) rồi cột từng bộ vào bìa cột dây, ngoài bì cũng có để danh sách các hồ sơ có trong File.
À, bạn có File mẫu excel bạn đang quản không? cho mình tham khảo với.
Cảm ơn bạn nhiều nhé.

 

[hoadalanh]

+ Bạn mua bìa cứng để từng bộ hồ sơ, ghi đầy đủ thông tin bên ngoài bìa cứng. Sau đó để vào từng sọt đánh số thứ tự thì dễ quản lý nhất.

Loại bìa cứng là như thế nào bạn? có phải loại bìa A4 không nhỉ ^^? còn Sọt là kiểu Bìa cột dây hay ra sao nhì. Mình cũng đã nghĩ tới nhưng loại giấy để lâu năm và cách lưu để quản lý hồ sơ mình chưa biết dùng loại nào hết. Thanks bạn nhiều nhé.